Digitale Transformation mit gutem Bauchgefühl
- Suzana Bernhard, Geschäftsführerin der DEKRA Arbeit Gruppe, nennt Corona „die größte Krise, die unsere Branche je hatten“. Dennoch möchte sie das interne wie auch externe Personal unbedingt halten: „Sobald es bei den Kundenunternehmen bergauf geht, werden sie unsere Unterstützung und Zeitarbeitnehmer wieder benötigen.“
- Noch vor Corona beschloss die DEKRA Arbeit Gruppe, alle administrativen Prozesse zu digitalisieren. An dieser Entscheidung hält Suzana Bernhard trotz Krise auch weiterhin fest. Die Herausforderung dabei: „Wir wollen die digitale Transformation vollziehen, ohne das persönliche Miteinander aus den Augen zu verlieren. Denn genau das machte uns die letzten 20 Jahre so erfolgreich.“
- Ein wichtiger Bestandteil ihres Digitalisierungsplans ist die Digitale Personalakte. Von deren Einführung verspricht sich Suzana Bernhard vor allem eine deutliche Zeitersparnis, die für mehr Effizienz bei den bestehenden Tätigkeiten sorgt als auch zur Etablierung neuer Geschäfts- und Umsatzfelder genutzt werden kann
- Als Partner bei der Einführung der Digitalen Personalakte setzt DEKRA Arbeit auf tutum: „Die präsentierte Lösung deckt alle unsere Anforderungen ab – und auch unabhängig von der rein technischen Bewertung hatte ich bei den handelnden Personen sofort ein gutes Bauchgefühl“, so Suzana Bernhard
Suzana Bernhard, Geschäftsführerin der DEKRA Arbeit Gruppe, beschloss im Herbst 2019, das Unternehmen komplett zu digitalisieren. Auch die Corona-Krise ändert nichts an diesem Vorhaben: „Wir wollen den Menschen mit unserem unverändert positiven und nach vorne gerichteten Handeln verdeutlichen, dass es ein Leben nach Corona gibt. Gerade jetzt gilt es mutig und voller Optimismus voranzugehen, weshalb wir unseren Weg auch unbeirrt fortsetzen“, erklärt sie. Im Interview mit dem arbeitsblog geht das Mitglied der 50 einflussreichsten Frauen der Personalbranche außerhalb des amerikanischen Kontinents außerdem darauf ein, mit welchen Maßnahmen die DEKRA Arbeit Gruppe auf die Krise reagiert, auf welche Partner sie bei der digitalen Transformation ihres Unternehmens setzt – und welche Effekte sie sich insbesondere von der Einführung der Digitalen Personalakte verspricht.
arbeitsblog: Frau Bernhard, Sie agieren seit dem Jahr 2000 in geschäftsführender Funktion bei der DEKRA Arbeit Gruppe. Haben Sie sowas wie die aktuelle Krise schon erlebt?
Keine Frage, die Corona-Pandemie ist die größte menschliche Tragödie und wirtschaftliche Herausforderung, die ich persönlich miterlebe. Das, was in den vergangenen Wochen quasi über Nacht über uns hereingebrochen ist und uns auch weiterhin viel Kraft und Tränen kosten wird, zeigt uns allen gleichermaßen neue Grenzen auf. Einerseits aufgrund der dramatischen Entwicklung, mit einer nicht enden wollenden Zahl an menschlichen Schicksalen und einschneidenden Veränderungen im privaten wie auch beruflichen Alltag. Fast genauso bedrückend ist jedoch die damit verbundene Ungewissheit. Wir wissen schlichtweg nicht, wie lange die Krise noch andauert, was noch alles auf uns zukommen wird – und wann sich die weltweite Lage wieder ‚normalisiert‘. Rein wirtschaftlich betrachtet, zählt leider auch die Zeitarbeitsbranche zu den am stärksten betroffen Bereichen. Sobald auf Kundenseite der Personalbedarf sinkt oder wie zuletzt sogar die Produktion komplett heruntergefahren wird, werden unsere Mitarbeiter vor Ort nicht mehr benötigt. Und diese personellen Veränderungen haben sich diesmal quasi überall und in nahezu allen Branchen zeitgleich ergeben, was wir in dieser Dimension noch nie erlebt haben.
Mit welchen Maßnahmen reagieren Sie auf die Corona-Krise?
Gerade in diesen Zeiten zeigt sich einmal mehr der außergewöhnliche Teamgeist und das besondere Miteinander innerhalb der DEKRA Arbeit Gruppe. Die Kolleginnen und Kollegen im In- und Ausland stehen geschlossen hinter uns und leisten einen persönlichen Beitrag, sei es in Form von Kurzarbeit oder solidarischer Gehaltsreduktion, für das große Ganze. Genau diese gelebte Solidarität zeichnet uns seit jeher aus – und in den vergangenen 20 Jahren haben wir auf diese Weise schon viele Höhen und Tiefen gemeinsam durchlebt. Mit einem Drittel unseres Stammpersonals tatsächlich sogar schon über die gesamten zwei Jahrzehnte hinweg. Dieses gewachsene Vertrauen und der starke Zusammenhalt schenkt uns auch momentan viel Kraft und Zuversicht, die Situation zu meistern und den Arbeitsplatzerhalt möglichst aller Kollegen zu sichern. Denn allen ist bewusst, dass wir nur gemeinsam diese Herausforderung bewältigen und unsere Zeitarbeitnehmer sofort wieder benötigt werden, sobald es bei unseren Kunden bergauf geht.
Wie wirkt sich Social Distancing auf Ihren Arbeitsalltag aus?
Wir haben uns vergangenen September dazu entschieden, unser Unternehmen komplett zu digitalisieren. Die aktuelle Situation zeigt mir zwar einerseits, dass es definitiv die richtige Entscheidung war. Andererseits führt sie mir auch sehr deutlich vor Augen, was ich nicht will: Nach Corona darf Digitalisierung niemals Social Distancing bedeuten. Der Mensch muss nach wie vor im Vordergrund stehen – und diese Erkenntnis ist mir nun bewusster denn je. Natürlich finden momentan alle Tagungen per Videokonferenz statt. Und ja, es ist zweifelsohne eine praktikable Alternative und auch schön, dass man sich trotz Kontaktbeschränkung auf diese Weise sehen kann. Aber mir persönlich fehlt der direkte Kontakt zu den Menschen ungemein. Mir fehlt die persönliche Nähe, das menschliche Miteinander und die Momente, in denen man gemeinsam leben und Dinge erleben kann. Das kann keine Digitalisierung ersetzen.
Die Krise führt mir vor Augen, was ich nicht will: Nach Corona darf Digitalisierung niemals Social Distancing bedeuten. Der Mensch steht im Vordergrund – dessen bin ich mir bewusster als je zuvor.
Sie haben Ihren Digitalisierungsplan angesprochen. Verraten Sie uns, wie der konkret aussieht?
Wir werden sämtliche administrativen Prozesse, die rund um den Bewerber, den Kunden und deren Verwaltung anfallen, digitalisieren. Jedoch ohne unsere persönliche und menschliche Seite aus den Augen zu verlieren. Denn genau das zeichnet uns seit nunmehr 20 Jahren aus und macht uns so erfolgreich. Diesen Spagat hinzukriegen, war schon vor Corona unser großes Ziel. Die Krise bestärkt mich allerdings darin, dass dies für uns als DEKRA Arbeit Gruppe als auch für mich ganz persönlich der richtige Weg ist. Die Digitalisierung wird dazu beitragen, dass wir alle mehr Zeit haben. Zeit, um uns um die wichtigen Dinge – etwa unsere Kunden – zu kümmern. Sie darf uns, unseren Zusammenhalt und unsere entscheidende unternehmerische DNA aber nicht verändern.
Mit welchen Partnern setzen Sie die digitale Transformation um?
Den Nukleus unserer organisatorischen Prozesse stellt seit 20 Jahren Landwehr L1 dar. An dieser erfolgreichen Partnerschaft halten wir gerne fest. Im Bereich Recruiting setzen wir auf GermanPersonnel, bei der digitalen Signatur auf Coffreo. Bei der Digitalisierung unseres Dokumentenmanagements und der Digitalen Personalakte haben wir uns für tutum entschieden. So haben wir für jeden Bereich den für uns passenden Partner – und in Summe ein perfektes Gespann, um den gesamten Prozess professionell abwickeln zu können.
Gerade die Digitale Personalakte ist eine Lösung, mit deren Einführung sich immer mehr Personaldienstleister beschäftigen. Können Sie umreißen, wie Ihre Entscheidungsfindung ablief?
Fachlich war das, was uns tutum präsentierte, klar strukturiert, logisch und deckte alle unsere Anforderungen ab. Mindestens genauso wichtig war mir aber, dass ich den handelnden Personen von Anfang an vertraute. Trotz sorgfältiger, professioneller Planung wird es auf dem Weg hin zur kompletten Digitalisierung Höhen und Tiefen geben. Deswegen möchte ich diesen Entwicklungsschritt mit Menschen gehen, bei denen auch mein Bauchgefühl ein Gutes ist.
Fachlich war das, was uns tutum präsentierte, klar strukturiert, logisch und deckte alle unsere Anforderungen ab. Mindestens genauso wichtig war mir aber, dass ich den handelnden Personen von Anfang an vertraute.
Welche Effekte versprechen Sie sich von der Einführung der Digitalen Personalakte?
Ganz banal gesprochen, geht es uns um eine allgemeine Prozessoptimierung, die sich positiv auf unseren Arbeitsalltag auswirkt. Dies kann einerseits zur Ressourcen- und Kostenreduktion beitragen, wie zum Beispiel in puncto Papier. Andererseits soll es den Austausch untereinander fördern und uns als internationales Unternehmen besser vernetzen und effizienter machen. Vor allem aber verspreche ich mir davon eine wertvolle Zeitersparnis. Jede dadurch gewonnene Stunde können wir unmittelbar für unsere Kunden und neue Projekte nutzen oder in die persönliche oder unternehmerische Entwicklung investieren. Zudem bietet uns die Einführung eine zusätzliche Option zur Umsatz- und Ertragssteigerung. Seit Jahren wird die gesamte Branche mit immer neuen tariflichen oder gesetzlichen Änderungen konfrontiert, was mit erschwerten Rahmenbedingungen und schrumpfenden Margen einhergeht. Eine Entwicklung, die nicht allein über Erhöhungen der Stundensätze aufgefangen werden kann, da der flexible Zeitarbeitnehmereinsatz in Deutschland sonst immer unattraktiver wird. Also müssen wir uns fragen: An welchen Stellschrauben können wir drehen, damit sich das Business für uns und unsere Kunden weiterhin rechnet, sodass auch im Sinne unserer Mitarbeiter keine mittelfristige Arbeitsplatzverlagerung ins Ausland erfolgt.
Haben Sie angesichts der aktuellen Krise in Erwägung gezogen, den Digitalisierungsprozess auf Eis zu legen?
Nein, wir machen bewusst keinen Break. Wirtschaftlich betrachtet wäre es vielleicht sinnvoll gewesen, aber ich sehe das aus einer anderen Perspektive: Wir wollen den Menschen mit unserem unverändert positiven und nach vorne gerichteten Handeln verdeutlichen, dass es ein Leben nach Corona gibt. Gerade jetzt gilt es mutig und voller Optimismus voranzugehen, weshalb wir unseren Weg auch unbeirrt fortsetzen. Wir werden unseren Digitalisierungsprozess daher gemeinsam mit den genannten Partnern systematisch angehen und starten wie geplant Mitte April mit der ersten regionalen Umsetzung. Sobald dort alles rund läuft, werden sukzessive weitere Regionen nachfolgen, bis die Transformation schließlich in ganz Deutschland vollzogen ist.
Abschließende Frage: Was können Sie als Personaldienstleister aus der Corona-Krise lernen – und für die Zeit danach mitnehmen?
Jeder Mensch und jedes Unternehmen wird für sich ganz eigene Erfahrungen sammeln und seine Lehren aus der Corona-Krise ziehen. Pauschale Antworten gibt es hier nicht. Mein persönliches Learning ist: Digitalisierung ja, aber – nach der Krise – nicht zum Preis des Social Distancings! Das persönliche Miteinander und die menschliche Nähe dürfen niemals verlorengehen!
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