Warum Office 365 für Personaldienstleister Sinn macht
- Bernd Risch ist Inhaber und Geschäftsführer der IT-Risch GmbH und Experte auf dem Gebiet der IT-Infrastruktur für Personaldienstleister
- Im Interview mit dem arbeitsblog spricht er über die vielfältigen Vorteile von Office 365 und wie Nutzer ihre Sicherheit im Umgang mit der Software optimieren können
- Das Office-Paket bietet kleinen und großen Personaldienstleistern ein Plus an Flexibilität, spart Zeit, ist schnell verfügbar und kann die Kommunikation vereinfachen
Herr Risch, können Sie kurz erklären, was Office 365 ist?
Office 365 ist ein Cloud-basiertes Softwarepaket von Microsoft, das viele der Funktionen bereitstellt, die ein Unternehmen zur täglichen Arbeit, zur gemeinsamen Projektarbeit und zur Kommunikation innerhalb der Firma und nach außen hin benötigt. Mit an Bord sind die allen bekannten Office-Programme, aber auch neue Funktionen wie das Chatprogramm Teams, virtuelle Kollaborationstools wie SharePoint oder Planner und vieles mehr. Mit dieser Suite können Personaldienstleister sich ihr gewünschtes Produktportfolio – also die benötigten Services und Lizenzen – nach eigenem Bedarf zusammenstellen. Die Administration der Server und der Infrastruktur übernimmt Microsoft, sodass Personaldienstleister sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Und welche Kosten fallen dabei an?
Das Softwarepaket wird über ein monatliches Abonnement angeboten. Es gibt dabei zwei verschiedene Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang: Die Business-Varianten kosten bei uns pro Zugang monatlich zwischen 3,85 Euro und 9,70 Euro, die Enterprise-Versionen erhalten Kunden ab 6,30 Euro pro Monat. Obendrauf kommt jeweils noch die Mehrwertsteuer.
Welche Programme bietet das Paket und was können sie?
Der Funktionsumfang von Office 365 übersteigt den von herkömmlichen Office-Paketen deutlich. Neben den geläufigen Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook erhalten die Nutzer Zugriff auf umfangreiche Zusatzfunktionen: Da gibt es zum Beispiel Teams – ein virtuelles Kollaborationstool, mit dem die Mitarbeiter eines Unternehmens, nach Wunsch sogar firmenübergreifend, unkompliziert per Chatfunktion oder Videotelefonie miteinander in Kontakt treten und gemeinsam an Projekten arbeiten können. Planner erlaubt die transparente, gemeinsame Planung und Organisation von Aufgaben und Projekten im Team. SharePoint schafft einen digitalen Workspace und ermöglicht gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, den Aufbau von Intranet-Seiten und die Koordinierung von Veranstaltungen. Mit Flow lassen sich Unternehmensprozesse ohne großen Aufwand automatisieren. Und OneDrive ist eine Cloud-Lösung zum Speichern und Teilen von Dateien.
Was ist der größte Unterschied zwischen den bekannten Office-Versionen und Office 365?
Da gibt es nicht nur Einen. Zuerst einmal sei gesagt, dass Microsoft selbst die Zukunft von Office in der Cloud sieht und die Preise für die klassischen Kaufversionen zuletzt deutlich angehoben hat. Ein großer Vorteil der Cloud-Variante ist ihr sofort verfügbarer, großer Funktionsumfang: Während klassische Office-Versionen ihren beim Erwerb umfassenden Funktionsstand behalten, besitzt Office 365 bereits viele innovative Funktionen und es kommen nach und nach immer neue hinzu. Ein weiterer großer Pluspunkt ist, dass flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten möglich wird. Jeder Nutzer kann bis zu 15 Endgeräte registrieren – egal ob PC, Mac, Tablet oder Smartphone. Auch Speicherplatz bietet Office 365 zur Genüge: Auf einem Terabyte Cloud-Speicher können Personaldienstleister alle ihre wichtigen Dateien und Dokumente dezentral sichern und von überall darauf zugreifen. Der nächste klare Vorzug der Cloud-Variante besteht in ihrer einfachen Einrichtung. Früher mussten Unternehmen ihre Exchange-Server in der Regel selbst kaufen, einrichten und instand halten – dafür war oft sogar eine eigene IT-Abteilung nötig. Diesen Service übernimmt von nun an Microsoft komplett, wodurch der aufwändige, kosten- und zeitintensive Prozess zur Einrichtung einer eigenen IT-Infrastruktur komplett wegfällt. Durch die Exchange-Funktionalität kann ich mir den Verfügbarkeitsstatus für jeden Mitarbeiter anzeigen lassen: Ist er aktuell verfügbar? Wie lange ist er nicht verfügbar? Ist er gerade in einem Meeting oder auf einem Termin? Zusätzlich können sich die Mitarbeiter gegenseitig Kalendereinladungen schicken, was die Koordinierung von Terminen und Meetings deutlich erleichtert.
Welche Vorteile hat Office 365 für Personaldienstleister?
Ein großer Vorteil ist der Gewinn von Flexibilität. Personaldienstleister können sich ihr Setup so zusammenstellen, wie sie es für ihre Firma benötigen. Sie können die Services über das Webportal, aber auch wie gewohnt als lokal auf ihrem Rechner installierte Software verwenden. Eine Internetverbindung ist somit nicht zwingend notwendig. Der zweite Vorteil: die schnelle Verfügbarkeit. Die Einführung neuer Dienste funktioniert auf Knopfdruck: Wenn ich zum Beispiel mit dem Exchange-Server beginne und später noch das Kollaborationstool Microsoft Teams anknüpfen möchte, ist das innerhalb von Sekunden erledigt. Ein weiterer Pluspunkt ist die Skalierbarkeit. Egal ob kleine Zeitarbeitsfirma oder Branchenprimus: Bei Bedarf lässt sich für jeden Mitarbeiter eine eigene Lizenz zum Paket hinzufügen – dabei gibt es weder eine Mindestabnahmemenge noch ein Höchstlimit. Vorteil Nummer vier: die Zeitersparnis. Office 365 ist immer auf dem aktuellsten Stand. Zudem können Nutzer über ein Webinterface stets auf das gesamte Softwarepaket zugreifen und es bei Bedarf mit wenigen Mausklicks auf ihrem Endgerät installieren. Ein weiterer, nicht unbedeutender Vorteil: schnelle, unkomplizierte Kommunikation. Personaldienstleister können über Teams mit allen Kolleginnen und Kollegen kommunizieren. Noch besser: Wenn auch Kunden oder der Master Vendor das Paket nutzen, können Zeitarbeitsfirmen auch mit ihnen ohne Umwege direkt in Kontakt treten. Das spart im Vergleich zu E-Mail, Telefon und Brief eine Menge Zeit und ist komfortabel in der Anwendung.
Wie sieht es mit der Sicherheit aus, wenn die Daten nicht mehr beim Personaldienstleister, sondern auf einem Server von Microsoft liegen?
Die große Frage zuerst: Verlassen die Daten die deutschen Grenzen? Ja, wahrscheinlich tun sie das. Allerdings liegen die Server innerhalb der Europäischen Union. Keine Daten wandern ungewollt in die USA oder einen anderen Drittstaat. Das EU-Datenschutzrecht ist also in vollem Maße anwendbar, zudem unterstützt Microsoft seine Kunden bei der Umsetzung der DSGVO. Im Hinblick auf Sicherheit profitieren alle, die Office 365 über IT-Risch beziehen, von einem Alleinstellungsmerkmal: Sie erhalten zusätzlich unsere kostenlose Security Software, die alle Sicherheitsoptionen in den Einstellungen von Office 365 überprüft und sie bei Bedarf automatisch optimiert. Ein gutes Beispiel ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung: Dabei muss der Accountinhaber beim Login zusätzlich zum Passwort einen Code eingeben. Dieser wird ihm entweder durch einen Telefonanruf, per SMS, per Benachrichtigung oder mittels einer mobilen App übermittelt. Der Account kann dadurch kaum noch gehackt werden. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert – ein potenzielles Einfallstor für Datendiebe. Unsere Software aktiviert solche Features automatisch und sorgt somit für ein maximales Maß an Sicherheit.
Wie genau funktioniert Ihr Sicherheitstool und wie effektiv ist es?
Unser Sicherheitstool überwacht als Managed Service den Sicherheitsstatus von Office 365 fortlaufend und vollautomatisiert. Es identifiziert die vorliegenden Sicherheitseinstellungen und gleicht sie mit den vom Tool empfohlenen Settings ab. Abweichende Einstellungen, die die Sicherheit verringern, werden automatisch optimiert. Die Arbeit, die früher ein Systemadministrator erledigen musste, wird dadurch automatisiert. Musste der Administrator bisher die optimalen Einstellungen für jeden Mitarbeiter manuell vornehmen, geschieht dies nun vollautomatisch und ohne jegliches Zutun. Die Effektivität unseres Tools zeigt sich bei einem Blick auf den Secure Score von Office 365. Erreicht er bei den Standardeinstellungen von Microsoft gerade einmal 31 von 421 Punkten, steigert unsere Software ihn auf das Vierfache. So können Datenpannen, Datendiebstähle und Hackerangriffe einfach verhindert werden. Gleichzeitig steht es dem Systemadministrator frei, zusätzliche Sicherheitseinstellungen vorzunehmen und den Secure Score weiter zu erhöhen.
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