Vertrauen statt Mikromanagement: agiles Arbeiten in der Personaldienstleistung
- Während in der IT-Branche agiles Arbeiten längst zum Alltag gehört, ist es für viele Unternehmen aus anderen Bereichen noch Neuland. Eine aktuelle Studie der SThree GmbH zeigt, dass vor Corona nur 49 Prozent der Firmen in Deutschland agil gearbeitet haben.
- Im Gespräch mit Timo Lehne, Geschäftsführer der SThree GmbH, gehen wir der Frage nach, was agiles Arbeiten beinhaltet und inwiefern es sich von konventionellen Methoden unterscheidet.
- Zudem gibt der Branchenexperte seine Einschätzung dazu ab, ob sich agiles Arbeiten in der Personaldienstleistung umsetzen lässt – und wie Unternehmen von flexiblen Prozessen profitieren.
arbeitsblog: Herr Lehne, im Rahmen der repräsentativen Studienreihe „So arbeitet Deutschland“ haben Sie bei SThree unter anderem das Thema „agiles Arbeiten“ beleuchtet. In der IT ist dieses Vorgehen bereits etabliert, für viele Unternehmen anderer Branchen ist es zum Teil nur ein Begriff, den man immer mal wieder gehört hat. Fangen wir also damit an: Was genau versteht man unter „agiles Arbeiten“ und wie unterscheidet es sich von den klassischen Arbeitsmethoden?
Timo Lehne: Agiles Arbeiten hat sich in der IT-Branche etabliert, weil die Entwicklung einer Software nie abgeschlossen ist. Sie wird beständig evaluiert, angepasst oder aufgegeben, um Platz für neue Software zu schaffen. Agiles Arbeiten spiegelt genau diesen iterativen Prozess wider: Erstens sollten Projekte in Teilschritten angegangen werden, um die Ergebnisse in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und an neue Anforderungen anzupassen. Dieses Vorgehen ist die unternehmerische Antwort auf die steigende Komplexität und Dynamik in unserer digitalisierten, globalen Arbeitswelt. Für viele deutsche Unternehmen ist das ein echter Paradigmenwechsel: „Made in Germany“ bedeutet immerhin, das perfekte Produkt zu liefern, statt einem Kunden nur Teilergebnisse vorzustellen.
Zweitens bezieht agiles Arbeiten daher den Kunden stark mit ein und erfordert den Mut, gemeinsam getroffene Entscheidungen andauernd zu hinterfragen. Entscheidend dafür ist das passende Mindset sowohl auf Arbeitnehmer- als auch auf Arbeitgeberseite. Wenn Schwierigkeiten und Probleme unter den Teppich gekehrt oder bei Rückschlägen Schuldzuweisungen statt Lösungsansätze im Vordergrund stehen, kann agiles Arbeiten nicht richtig funktionieren. Miteinander statt gegeneinander lautet das Prinzip – eine gute und konstruktive Fehlerkultur gehören hier genauso dazu wie der Mut, auch mal neue Wege zu gehen. Aus diesem Grund sind drittens die Angst vor Machtverlust durch Demokratisierung der Unternehmensstruktur oder das Festhalten an Wissenssilos fehl am Platz und sollten der Vergangenheit angehören.
Viertens: Entgegen der Vorstellung vom kreativen Chaos beansprucht Agilität in Wahrheit eine sehr strukturierte Zusammenarbeit. Die Teams organisieren sich selbst und übernehmen Verantwortung für ihr Handeln. Sie treffen Entscheidungen bestenfalls sofort eigenständig, statt erst die Zustimmung des Vorgesetzten einzuholen – stehen aber gleichzeitig in engem und regelmäßigem Austausch. Damit alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten, ist fünftens ein gemeinsames Unternehmensleitbild, ein Corporate Purpose, zentral für die Einführung von agiler Arbeit. Denn nur wenn alle die Richtung kennen, ziehen auch alle am selben Strang.
arbeitsblog: Ihre Studie zeigt, dass vor Corona nur 49 Prozent der Unternehmen agil gearbeitet haben. Weiteren 25 Prozent war das Konzept der Agilität sogar noch gar nicht geläufig. Durch die Pandemie hat sich unser Arbeitsalltag bereits stark verändert. Wie ist Ihre Einschätzung, wird agiles Arbeiten an Bedeutung gewinnen und bei einer größeren Anzahl an Unternehmen zum Einsatz kommen?
Timo Lehne: Corona war sicherlich ein Beschleuniger für die digitale Transformation Deutschlands sowie verschiedene Formen der New-Work-Bewegung. Bereits vor der Pandemie nannten knapp zwei Drittel der Befragten in unserer neuesten Studie aus der „So arbeitet Deutschland“-Reihe flache Hierarchien mit Kommunikation auf Augenhöhe (68 Prozent) und Transparenz mit offener Feedbackkultur (61 Prozent) als Grundvoraussetzungen für agiles Arbeiten. Während der Pandemie haben Unternehmen diese Methoden angewendet und eine Vertrauenskultur geschaffen, um die Weiterführung der Arbeitsabläufe zu gewährleisten und die gesteckten Wirtschaftsziele erreichen zu können. So haben viele Betriebe nun einen großen Schritt in Richtung agiles Arbeiten getan und der Vertrauensvorschuss hat sich gelohnt: Entgegen den Sorgen vieler Führungskräfte hat der Wechsel ins Homeoffice mit der Corona-Pandemie die Produktivität kaum beeinflusst – an vielen Stellen ist sie sogar gestiegen. Das heißt: Remote Work in Deutschland funktioniert in vielen Berufen sehr gut.
Meiner Einschätzung nach wird sich dieser Trend fortführen und agiles Arbeiten bei vielen Unternehmen auch nach der Krise fortbestehen – gut so, denn die Zeiten von einsamen Entscheidungen auf Führungsebene sollten, wie auch unsere aktuellen Studienergebnisse zeigen, der Vergangenheit angehören. Agile Strukturen können mit dem rasanten Tempo der digitalen Transformation mithalten. Zudem erwarten junge Fachkräfte, die nun in die Arbeitswelt starten, eine gewisse flexible, agile und zeitgemäße Arbeitsumgebung. Arbeitgeber, die sich diesen Entwicklungen auf Dauer verschließen, werden vermutlich schon bald in die Bredouille geraten.
Agile Strukturen können mit dem rasanten Tempo der digitalen Transformation mithalten. Zudem erwarten junge Fachkräfte, die nun in die Arbeitswelt starten, eine gewisse flexible, agile und zeitgemäße Arbeitsumgebung. Arbeitgeber, die sich diesen Entwicklungen auf Dauer verschließen, werden vermutlich schon bald in die Bredouille geraten.
arbeitsblog: Wie eingangs erwähnt, hat sich die Agilität in der IT schon längst bewährt – und auch andere Branchen entdecken sie nach und nach für sich. Ist dieses Konzept aus Ihrer Sicht auch in der Personaldienstleistung anwendbar und bringt es Vorteile mit sich?
Timo Lehne: Agiles Projektmanagement oder auch eine Mischung aus klassischen und agilen Methoden können sich in jeder Branche und in jedem Bereich vorteilhaft auswirken, aktuell findet man die Arbeitsform sehr oft in MINT-Berufen. Das fängt bei einzelnen Teams an, führt über agiles Management bis zu einer komplett agilen Organisation mit vielen, kleinen Teams aus fünf bis acht Personen. Agile Arbeitsstrukturen beeinflussen die Mitarbeiterbindung zumeist positiv: Wenn sich die Angestellten auf Augenhöhe begegnen, blühen sie häufig regelrecht auf, nutzen individuelle Stärken besser und zeigen mehr Initiative. Dies wiederum kommt der konsequenten Ausrichtung an den Kundenbedürfnissen zugute, denn Kunden erwarten heutzutage zunehmend, dass stets flexibel und vor allem schnell auf ihre Wünsche reagiert wird. Diese Entwicklung beobachten wir auch in der Personalbranche.
arbeitsblog: Wie könnte man Agilität in der Personaldienstleistung gestalten? Wie würde der Alltag Ihrer Meinung nach aussehen? Und können Sie sich Prozesse oder Abläufe vorstellen, die sich durch eine Umstellung auf agiles Arbeiten effizienter gestalten lassen?
Timo Lehne: Sobald Raum für proaktives, initiatives Arbeiten geschaffen wurde, sollten Führungskräfte kein Micromanagement betreiben und den Mitarbeitern stattdessen den Raum lassen, sich innerhalb ihrer Projekte frei zu organisieren und auch eigenständig zu priorisieren. Wie sie das Ziel erreichen, steht ihnen frei. Hauptsache ist, dass sie es erreichen. Das heißt konkret: Statt die Leistung der Mitarbeiter tagesaktuell an den erzielten KPI zu bemessen, könnten Manager die wöchentlichen Projektfortschritte festhalten. Tools wie die Eisenhower-Matrix oder SMART Target Settings helfen dabei. So ist sichergestellt, dass sich die Mitarbeiter einerseits nicht ungewollt in Projekten verrennen, andererseits haben sie auch Spielraum, um neue Ideen zu entwickeln und neue Wege zu gehen.
Gleichzeitig unterstützen agile Arbeitsorganisationen die Möglichkeit, Recruitingprozesse deutlich zu entbürokratisieren, indem beispielsweise die klassische Trennung von Back- und Front-Office in manchen Fällen aufgehoben wird. So kann der Kunde direkt mit den zuständigen Ansprechpartnern in Kontakt treten. Das ist effektiv, spart beiden Seiten Zeit und Geld und entlastet auch die Mitarbeiter.
Agile Arbeitsstrukturen beeinflussen die Mitarbeiterbindung zumeist positiv: Wenn sich die Angestellten auf Augenhöhe begegnen, blühen sie häufig regelrecht auf, nutzen individuelle Stärken besser und zeigen mehr Initiative.
arbeitsblog: Die Grundlage für agiles Arbeiten bildet die häufige Absprache im Team. Aufgaben werden in kleinen Häppchen aufgeteilt, Ergebnisse werden in der Regel alle zwei Wochen bewertet und notfalls auch wieder verworfen – kann dieses Modell in Zeiten von Homeoffice und Kommunikation via E-Mail, Chat und Videocall funktionieren? Oder braucht es für agiles Arbeiten die direkten, persönlichen Absprachen?
Timo Lehne: Die Ergebnisse der „So arbeitet Deutschland“-Studie zeigen, dass die Präsenzkultur im Büro in Punkto Produktivität bereits vor Corona eine untergeordnete Rolle spielte. Nur 14 Prozent der Befragten sehen räumliche Begebenheiten, 16 Prozent regelmäßige persönliche Meetings als Voraussetzung dafür, produktiv arbeiten zu können. Virtuelle Zusammenarbeit an sich ist also erstmal kein Hindernis für effektive Zusammenarbeit. Agiles Arbeiten setzt aber in einer Arbeitskultur, in der Scheitern kein Fehlschlag ist, einen engen Teamzusammenhalt voraus. Denn wenn Projekte ins Stocken geraten, abgebrochen werden und neue Wege gefunden werden müssen, motiviert der enge Teamaustausch und stärkt die Vertrauensbasis. Der persönliche Kontakt vereinfacht dies sicherlich. Das letzte Jahr hat jedoch gezeigt, dass auch digitale Formate die nötige Nähe in agilen Teams aufbauen können.
Noch entscheidender beim agilen Arbeiten ist der Kundenkontakt. Er sollte regelmäßig stattfinden und der Kunde sollte direkt statt über Zwischenstationen in die Projekte eingezogen werden – aber es ist nicht essentiell notwendig, dass dieser Kontakt persönlich vor Ort stattfindet. Im Gegenteil: Die fortschreitende Digitalisierung führt dazu, dass die virtuelle Kontaktaufnahme zur Selbstverständlichkeit wird. Unternehmen, die darauf nicht vorbereitet und geübt sind, könnten rasch Kunden verlieren.
arbeitsblog: Welche weiteren Trends sollen Personaldienstleister Ihrer Ansicht nach im Blick behalten? Welche Themen werden das Arbeiten der Zukunft bestimmen?
Timo Lehne: Remote und Hybrid Work sind wohl die Schlagwörter der (Post)-Corona-Arbeitswelt. Für viele haben sich Homeoffice und Remote Work als vorteilhaft erwiesen, immerhin spart man sich den Arbeitsweg und gewinnt gewisse Flexibilitäten. Anderen ist der persönliche Kontakt mit den Kollegen entschieden wichtiger geworden. Das wirkt sich auf die Rolle von Geschäftsräumen aus: Vom stillen Arbeitsplatz werden die Büros der Zukunft vorrangig zu Begegnungsstätten. Ganz abschaffen werden wir sie wohl nicht, denn eine deutliche Mehrheit der Angestellten wünscht sich hybride Lösungen, um flexibel auf Veränderungen in ihren Lebensumständen reagieren zu können.
Voraussetzung dafür ist eine funktionierende digitale Infrastruktur. Die digitale Transformation wird alle Branchen und damit auch uns weiterhin begleiten und ist ein Punkt, der auch im Recruiting eine große Rolle spielt. Junge, gut ausgebildete Fachkräfte setzen einen gewissen Standard an technischer Ausstattung mittlerweile voraus. Wer das nicht bieten kann, zieht im „War for talents“ schnell den Kürzeren.
arbeitsblog: Herr Lehne, vielen Dank für das Interview!
Nach seinem Abschluss in Business Administration an der Arnhem Business School begann Timo Lehne 2006 seine Karriere bei SThree als Sales Consultant.
Seit Juni 2014 ist Lehne Geschäftsführer der SThree GmbH und seit 2017 Managing Director der DACH-Region mit über 1.000 Mitarbeitern. In seiner Verantwortung liegen neben den Bereichen Festanstellung, Projektanstellung und Arbeitnehmerüberlassung in der DACH-Region auch die strategische und operative Führung des Unternehmens.