Schlank und agil: 6 Tipps, wie Zeitarbeitsfirmen ihre Verwaltung automatisieren

• Die Zeitarbeitsbranche befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel: Die fortschreitende Digitalisierung verändert Arbeitsweisen und Geschäftsmodelle.
• Erfolgreiche Personaldienstleister*innen wissen: Moderne Recruiting-Tools allein reichen nicht. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen auch Verwaltungsprozesse schlank, flexibel und zukunftssicher gestaltet werden. Doch wie gelingt dieser Wandel?
• Florian Körber, Gründer von tutum und Experte für Digitalisierung in der Zeitarbeit, zeigt im Blogbeitrag praxisnah, wie Zeitarbeitsunternehmen durch Digitalisierung und Automatisierung eine effiziente Verwaltung aufbauen können, die Kosten senkt, Prozesse beschleunigt und flexibel auf Veränderungen reagiert.

Personaldienstleister stehen vor vielfältigen Herausforderungen – drei Aspekte rücken aktuell besonders in den Fokus. Der Fachkräftemangel führt dazu, dass personalintensive Verwaltungsaufgaben immer teurer werden. Gleichzeitig fordern Mitarbeitende attraktive Arbeitsbedingungen und befassen sich ungern mit repetitiven, nicht wertschöpfenden Aufgaben. Außerdem müssen Personaldienstleister den steigenden Anforderungen an Geschwindigkeit und Flexibilität sowohl von Kund*innen als auch von Bewerbenden gerecht werden.

Ohne Digitalisierung und Automatisierung geraten Zeitarbeitsfirmen über kurz oder lang in eine Kosten- und Effizienzfalle. Die Verwaltung muss schlanker, agiler und digitaler werden. Mehr dazu, warum Sie die digitale Transformation besser heute als morgen angehen, erfahren Sie im ersten Teil dieser Reihe „Digitalisierung ist keine Option – sie ist ein Überlebensfaktor“.

Was bedeutet automatisierte Verwaltung?

Automatisierung oder Teilautomatisierung heißt, dass administrative Prozesse nicht mehr manuell, sondern durch digitale Systeme unterstützt oder vollautomatisch erledigt werden. Typische Aufgaben in einem Zeitarbeitsunternehmen, die sich aktuell hervorragend automatisieren lassen, sind:

• Zeiterfassung: Digitale Zeiterfassungssysteme reduzieren Fehler und minimieren manuellen Aufwand.
• Dokumentenmanagement: Verträge, Rechnungen und Personalakten lassen sich papierlos effizienter verwalten.
• Rechnungserstellung und Zahlungsabwicklung: Automatische Fakturierung und digitale Zahlungsprozesse sparen Zeit.
• Telefonannahme: Eine digitale Telefonassistenz kann Routineanfragen automatisiert abwickeln.

So profitieren Zeitarbeitsfirmen von einer automatisierten Verwaltung 

Der gezielte Einsatz digitaler Technologien bietet Vorteile, die den Erfolg von Personaldienstleistungsunternehmen erheblich unterstützen. Durch die Automatisierung von Prozessen wird der manuelle Aufwand reduziert, wodurch nicht nur Fehlerquoten gesenkt, sondern auch Kosten eingespart werden können. Gleichzeitig führen effizientere Abläufe dazu, dass Routineaufgaben schneller erledigt werden, was wiederum die Reaktionszeiten verkürzt. Ein weiterer Vorteil besteht in der erhöhten Skalierbarkeit, da Unternehmen flexibel wachsen können, ohne dass die Verwaltung zu einem Engpass wird. Zudem tragen digitale Technologien zu attraktiveren Arbeitsbedingungen bei, da Mitarbeitende sich verstärkt auf anspruchsvolle strategische Aufgaben konzentrieren können, während repetitive Tätigkeiten automatisiert ablaufen. Insgesamt steigern effiziente Prozesse die Innovationskraft und verschaffen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, indem sie eine schnelle Anpassung an Marktveränderungen ermöglichen.

6 Tipps für eine schlanke, agile und automatisierte Verwaltung 

Mit diesen sechs Tipps finden Zeitarbeitsfirmen ihren individuellen Weg zu einer zukunftsfähigen Verwaltung: 

1. Cloud als Basis

Eine tragfähige digitale Infrastruktur ist die Voraussetzung für jede Automatisierung. Erst wenn sich alle Systeme in der Cloud befinden und durch Schnittstellen verknüpft sind, entsteht eine stabile Grundlage für weitere Automatisierungsschritte. Im vorangegangenen Artikel dieser Reihe „Digital durchstarten in 3 Schritten: So beginnen Sie Ihre digitale Reise“ erfahren Sie, wie Sie mit einer zukunftssicheren IT-Infrastruktur den Grundstein für eine automatisierte Verwaltung legen.

2. Prozesse entschlacken und standardisieren

Zeitarbeitsunternehmen sollten ihre Abläufe analysieren, um unnötig komplizierte oder zeitaufwendige Prozesse zu identifizieren. Bürokratische Hürden gilt es abzubauen, während Freigaben effizienter und schneller erfolgen sollten. Idealerweise werden Daten und Dokumente nur einmal erfasst und systemübergreifend genutzt, um doppelte Arbeit zu vermeiden. Darüber hinaus ist es entscheidend, Prozesse so zu gestalten, dass sie einfach, standardisiert und flexibel skalierbar sind.

3. Automatisierung gezielt einsetzen

Automatisierung sollte dort eingesetzt werden, wo sie den größten Mehrwert bietet. Am besten startet man mit den zeitintensivsten und fehleranfälligsten Aufgaben. Routinetätigkeiten wie Gehaltsabrechnungen oder die Verwaltung von Verträgen können mithilfe von digitalen Signaturen, Dokumentenmanagementsystemen und Workflows schneller und papierlos bearbeitet werden. 

Hinweis: Seit Januar 2025 ist es möglich, Verträge zwischen Kundenbetrieb und Zeitarbeitsunternehmen digital und in wenigen Sekunden abzuschließen, da das Schriftformerfordernis entfällt.

4. Outsourcing

Business Prozess Outsourcing (BPO) ermöglicht es, zeitaufwendige Verwaltungsprozesse an externe Dienstleister auszulagern. Besonders in Bereichen wie Rechnungsmanagement und Bewerbungsadministration kann Outsourcing zu erheblichen Effizienzgewinnen führen. Spezialisierte Anbieter führen bestimmte Prozesse effizienter und kostengünstiger durch. Zudem bleibt Ihr Unternehmen auch bei Personalengpässen handlungsfähig.

5. Agile Methoden und Mitarbeitende aktiv einbinden

Der Erfolg moderner Verwaltung hängt nicht allein von Technologie ab. Ein agiles Mindset ist unerlässlich. Agile Methoden wie regelmäßige Scrum-Meetings und Kanban-Boards helfen dabei, Hindernisse frühzeitig zu erkennen und Prozesse schrittweise zu verbessern. Eine offene Fehlerkultur stärkt den konstruktiven Umgang mit Herausforderungen und motiviert Mitarbeitende dazu, aktiv an der Weiterentwicklung von Abläufen mitzuwirken. Schulungen tragen dazu bei, digitale Workflows und agile Werte wie Anpassungsfähigkeit und Eigeninitiative zu verankern.

6. Automatisierung von Kernprozessen

Sind die Verwaltungsaufgaben automatisiert und integriert, kann die Automatisierung auf Kernprozesse wie Recruiting und Bewerbermatching ausgedehnt werden. Moderne KI-Systeme analysieren Bewerbungsprofile, indem sie Qualifikationen und Zeugnisse mit den Anforderungen der zu besetzenden Stellen abgleichen, und machen Mitarbeitenden passende Vorschläge. Die Kommunikation zwischen Kundenunternehmen und Kandidat*innen kann mit KI weitgehend automatisiert stattfinden.

Fazit: Verwaltung Schritt für Schritt transformieren und zukunftssicher gestalten

Eine schlanke, automatisierte und agile Verwaltung ist weit mehr als ein technisches Upgrade – sie ist der Schlüssel, um den Herausforderungen in der Zeitarbeitsbranche gerecht zu werden. Wer auf schlanke Prozesse, gezielte Automatisierung und agiles Arbeiten setzt, bleibt wettbewerbsfähig und kann sich auf das Kerngeschäft konzentrieren: die erfolgreiche Vermittlung von Fachkräften.

Dieser Wandel muss nicht über Nacht erfolgen. Mit einer schrittweisen Transformation können Unternehmen Prozesse optimieren, ohne die eigene Organisation zu überfordern. Der Digitalisierungsnavigator, den Interessierte hier gratis herunterladen können, bietet eine praxisnahe Orientierungshilfe, um den Transformationsprozess systematisch anzugehen und die Verwaltung nachhaltig zu modernisieren. 

Die Verwaltung von morgen ist digital, flexibel und intelligent organisiert – und beginnt mit den richtigen Schritten heute.

Florian Körber

Florian Körber ist Experte für digitale Transformation in der Zeitarbeitsbranche und Gründer von tutum. Mit seiner jahrzehntelangen Erfahrung und Leidenschaft für innovative Lösungen unterstützt er kleine und mittelständische Unternehmen erfolgreich bei der Digitalisierung.