Scannen und vergessen: In drei Schritten zum papierlosen Büro

Auf dem Schreibtisch stapeln sich ungeordnete Papierberge, welche aufwändig an verschiedenen Orten abgelegt werden müssen, die gesuchte Akte ist irgendwo im Keller, auf dem Bildschirm kleben 38 Post-its und zahlreiche Notizzettel dienen als Gedächtnisstütze für die wichtigsten To-dos. Kommt Ihnen das bekannt vor? Damit gehören Sie zur großen Mehrheit in deutschen Unternehmen, denn nur 18 Prozent der Firmen haben die Umstellung auf das papierlose Büro bereits vollzogen*. Dabei bringen digitale Abläufe nicht nur Effizienz und Ordnung, sondern sparen zugleich Ressourcen und schonen die Nerven.

Vorteile des papierlosen Büros im Überblick: 

• Sie sparen Platz und Zeit, da alle Dokumente an einem Ort digital abgelegt sind. 

• Sie verkürzen Ihre Bearbeitungszeiten durch digitale Workflows und erhöhen die Transparenz.

• Sie reduzieren den internen Personalaufwand und Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit fürs Wesentliche.

• Sie handeln agiler und können schneller auf neue Entwicklungen reagieren. 

• Sie pflegen bessere Kundenbeziehungen durch schnelleren Support. 

• Sie verbessern Ihre Ökobilanz durch weniger Papierverbrauch. 

• Sie reduzieren möglichen Datenverlust bei gleichzeitiger Erhöhung der Datensicherheit. 

Anhand eines einfachen 3-Schritte-Plans können Ihre Abläufe in nur einem Quartal von analog auf digital umgestellt werden. 

Schritt 1, Analyse: Was muss überhaupt digitalisiert werden? 

Wenn Sie das Projekt Digitalisierung angehen, stellt sich als Erstes die Frage: Wie kann ein papierloses Umfeld geschaffen werden, ohne dabei Informationen zu verlieren? Gute Vorbereitung spielt eine wichtige Rolle. Verschaffen Sie sich daher zunächst einen Überblick über alle Dokumente, die digitalisiert werden müssen. Das sind diejenigen, die bereits in Papierform vorliegen. Diese müssen auch nach der Umstellung auf papierlose Abläufe abrufbar und revisionssicher gespeichert sein. 

Dann sind da noch die eingehenden Dokumente, die Ihr Unternehmen auf vielen verschiedenen Wegen erreichen – ob per E-Mail, Fax, Briefpost oder als Webformular. Bei der Umsetzung Ihres Digitalisierungsplans muss für jede dieser Varianten eine Möglichkeit bestimmt werden, sie bereits beim Eingang zu kategorisieren, den weitergehenden Prozess zu definieren und, wo nötig, gleich zu digitalisieren. Mittlerweile können sogar das Ablegen von Papier und die Indexierung des Inhalts vollumfänglich automatisiert werden. 

Als Letztes werden die internen Abläufe unter die Lupe genommen. Denn auch für die Weiterleitung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten braucht es eine Strategie. Mithilfe automatisierter Prozesse können Sie die Freigabe und das Verteilen von Informationen für alle Teammitglieder regeln. Mitarbeiter, die für bestimmte Aufgaben zuständig sind, können sich diese sofort anzeigen lassen und Führungskräfte sehen auf einen Blick, welche Schritte abgeschlossen und welche noch offen sind. 

Ihre Mitbewerber werden stetig schneller und die Agilität eines papierlosen Büros – von der zeitsparenden Ablage über den reduzierten Personalaufwand bis hin zur Bearbeitung von Geschäftsprozessen nahezu in Echtzeit – ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

– Stephanie Werther über die Wichtigkeit digitaler Abläufe

Schritt 2, Umsetzung: Team einbeziehen und Lösungen entwickeln 

Nach Abschluss der Analyse beginnt die eigentliche Umsetzung. Stellen Sie dafür ein Team zusammen, welches einerseits aus betroffenen Führungskräften aber auch aus Mitarbeitern, die im operativen Geschäft eingebunden sind, besteht. Somit ist sichergestellt, dass der definierte Personenkreis die anfallenden Tätigkeiten gut kennt und die bevorstehenden Aufwände abschätzen kann. 

Nehmen Sie sich auf jeden Fall die Zeit, sich ausführlich mit allen papierabhängigen Prozessen zu beschäftigen. Diese zu analysieren und sorgfältig abzubilden ist unabdingbar. Schließlich kann man die Kernprobleme nur dann effektiv bekämpfen, wenn man sie verstanden hat. Stellen Sie sich und Ihrem Team ein paar grundlegende Fragen (und beziehen Sie auch hierbei andere Kolleginnen und Kollegen mit ein): Was löst einen bestimmten Prozess aus? Wer ist alles daran beteiligt und welche Systeme sind betroffen? Welche Geräte werden benutzt? Und natürlich: Wie werden Daten erfasst und wo werden sie gespeichert? 

Nachdem Sie sich einen guten Überblick verschafft haben, geht es an die Hauptaufgabe: Lösungen entwickeln. Papierlose Lösungen, versteht sich. Dabei sind vor allem auch technische Faktoren wichtig. Welche Software soll zum Einsatz kommen? Möchten Sie ein On-Premises-System – oder bevorzugen Sie eine Cloud-Variante? 

Bei diesem Schritt ist es besonders wichtig, Ihre Kolleginnen und Kollegen frühzeitig und regelmäßig zu informieren. Lassen Sie sie an den geplanten Änderungen teilhaben, klären Sie über die Beweggründe und den Nutzen, wie bspw. damit einhergehende Arbeitserleichterungen, auf – nur so können Sie auch diejenigen, die zunächst zögern, mit ins Boot holen. Die Akzeptanz digitaler Lösungen ist ein Schlüssel für deren reibungslose Integration. 

Darüber hinaus muss natürlich sichergestellt sein, dass die Software einwandfrei funktioniert und alle Daten erfasst und gespeichert werden können. Dazu empfiehlt es sich, während der Projektphase ausgiebig und regelmäßig Tests durchzuführen. So vermeiden Sie böse Überraschungen nach dem Go-Live der Software, die im schlimmsten Fall zu Unterbrechungen der laufenden Geschäfte führen können.

Schritt 3, Nachbereitung: Mitarbeiter schulen und für die Zukunft aufstellen 

Sie haben Lösungen entwickelt, die passende Software gefunden und mithilfe von Tests sichergestellt, dass alles reibungslos funktioniert? Dann ist es nun an der Zeit, Ihre Kolleginnen und Kollegen zu schulen. Beginnen Sie idealerweise bei den IT-Administratoren und sogenannten „Key-Usern“. Diese können Sie nämlich im nächsten Schritt dabei unterstützen, den Rest der Belegschaft zu schulen und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. 

Mit einer Schulung stellen Sie nicht nur sicher, dass die Software im Unternehmen korrekt gehandhabt wird, sondern auch, dass Ihre Mitarbeiter diese gerne in ihren beruflichen Alltag integrieren. Das bringt die gewünschte Arbeitserleichterung und spart zudem auch eventuelle Supportkosten. 

Legen Sie gleich los! 

Sie möchten den Umstieg auf digitale Prozesse in Angriff nehmen? Je früher der Schritt gewagt wird, desto eher profitiert man von den Ergebnissen. In der Umbruchsphase sind Sie mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite gut beraten. Unternehmen, wie auch die tutum GmbH, welche auf die Einführung von Software spezialisiert sind, unterstützen Sie gerne dabei, bald wieder Zeit fürs Wesentliche zu haben. 

* Quelle: DocuWare Europe GmbH 

 

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Stephanie Werther

Seit 2016 zählt Stephanie Werther zum Team der tutum GmbH in Nürnberg. Seit Tag eins ist die Zeitarbeitsbranche ihr Steckenpferd. Sie berät Unternehmen in puncto Dokumentenmanagementsysteme, Digitale Personalakte und Dokumenten-Workflows. Als zvoove Premium Partner (ehemals LANDWEHR) ist tutum bestrebt, insbesondere bei Personaldienstleistern die gesamte Personalverwaltung zu erleichtern.