Papierlos? Nein. Papierarm? Ja!
- Deutschland verbraucht so viel Papier wie die Kontinente Südamerika und Afrika zusammen. LANDWEHR Pressesprecher Dr. Daniel Reinke plädiert deshalb für eine Arbeitswelt, die möglichst ohne Papier auskommt
- Papierarme Büros schonen die Umwelt, sparen Kosten und verbessern die Prozesse. Auch bei Personaldienstleistern. So sorgen beispielsweise elektronische Lebenslaufanalysen für ein schnelleres und weniger fehleranfälliges Bewerbermanagement als herkömmliche, analoge Verfahren
- Unternehmensdaten, die in der Cloud liegen, müssen gesichert und geschützt werden. Wenn das eigene Know-how dazu fehlt, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern
- Ganz ohne Papier geht es aktuell noch nicht: Bestimmte Dokumente, etwa Urkunden, müssen im Original vorliegen. Auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten
Auf der eigenen Website schreibt LANDWEHR: „In unserem Arbeitsalltag setzen wir auf nachhaltige Kommunikationsmittel und konnten unseren Papierverbrauch erheblich reduzieren.“ Der arbeitsblog wollte wissen, was es damit genau auf sich hat – und sprach mit Dr. Daniel Reinke, dem Pressesprecher von LANDWEHR, über die Vorzüge eines (fast) papierlosen Büros.
Herr Dr. Reinke, in puncto Klimaschutz gilt Deutschland als einer der Vorreiter. Wie sieht es speziell beim Papierverbrauch aus?
Ehrlich gesagt: bescheiden! Laut Papieratlas 2015 werden hierzulande knapp 250 Kilogramm Papier pro Jahr und Kopf verbraucht. So viel wie die Kontinente Südamerika und Afrika zusammen! Viele Unternehmen, darunter auch Personaldienstleister, wickeln nach wie vor sämtliche Arbeitsschritte auf Papier ab. Und das, obwohl die Vorteile eines möglichst papierlosen Büros klar auf der Hand liegen.
Die da wären?
Zuallererst wird durch den bewussten Umgang mit Papier die Umwelt geschont. Allein dieser Aspekt ist angesichts knapper Ressourcen und drohenden Klimawandels mehr als überzeugend, oder? Darüber hinaus spart ein papierarmes Büro aber auch Kosten, etwa für Bestückung oder Wartung des Druckers, und es verbessert die Arbeitsprozesse.
Haben Sie konkrete Beispiele dafür?
In einem sauber angelegten Dokumentenmanagementsystem lassen sich Akten über die Suchfunktion deutlich schneller finden als im herkömmlichen Schrank. Zudem lässt sich das gefundene Dokument dann per Knopfdruck weiterleiten. Und jeder, der mit Kollegen schon mal standortübergreifend an einem Projekt gearbeitet hat, weiß: Notizzettel stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Digitale Kommunikationstools hingegen bieten allen Beteiligten – egal, wo auf der Welt sie sich gerade befinden – einen transparenten Überblick über den aktuellen Stand. Auch ganz banale Vorgänge wie Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen können digital wesentlich effizienter bearbeitet werden als analog.
In Deutschland werden knapp 250 Kilogramm Papier pro Jahr und Kopf verbraucht. So viel wie in den Kontinenten Südamerika und Afrika zusammen! Viele Unternehmen, darunter auch Personaldienstleister, wickeln nach wie vor sämtliche Arbeitsschritte auf Papier ab.
Auf die Personaldienstleistung gemünzt: Welche Bereiche eignen sich besonders, um digitalisiert zu werden?
Diverse! Fangen wir beim Bewerbermanagement an: Elektronische Lebenslaufanalysen sparen unglaublich viel Zeit und sind weniger fehleranfällig als Auswahlprozesse, die wir Menschen vornehmen. Über branchenspezifische Softwarelösungen können kaufmännische und administrative Prozesse ebenso abgebildet werden wie Personalplanung und Disposition. Gleiches gilt für Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie für das Erstellen von Lohnsteuer- und Sozialversichungsbescheinigungen oder qualifizierter elektronischer Signaturen. Das alles geht papierlos viel einfacher und kostengünstiger.
Wie sieht es dabei mit der Sicherheit der Daten aus?
In einem papierarmen Büro liegen viele sensible Firmendaten nicht mehr in der Schublade, sondern in der Cloud. Wer Verlust oder Diebstahl vorbeugen will, muss dafür konkrete Maßnahmen ergreifen. Automatische Datensicherung und Schutz vor Viren- oder Hackerangriffen lauten hier die Stichworte. Wenn das Know-how im Unternehmen dafür nicht ausreicht, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern.
Ist es möglich, das eigene Büro komplett papierlos zu gestalten?
Ganz ohne Papier geht es aktuell noch nicht. Bestimmte Dokumente – wie Urkunden oder zum Teil auch steuerrelevante Unterlagen – müssen im Original vorliegen. Darüber hinaus sind natürlich immer auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
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