Onboarding-Checkliste für Personaldienstleister

• Ursula Webers, Coach und Trainerin im Bereich der Unternehmensberatung, wundert sich: Obwohl die Neubesetzung von Stellen für Arbeitgeber in aller Regel kostspielig ist, legen viele Unternehmen auf die Einarbeitungsphase nicht genug Wert. Das Resultat: Der neue Mitarbeiter wirft früh das Handtuch – und die Suche beginnt von vorn
• In ihrem Beitrag arbeitet sie daher heraus, worauf gerade Personaldienstleister beim Onboarding interner und externer Mitarbeiter achten sollten. Generell, so betont sie, ist es äußerst wichtig, „dem neuen Mitarbeiter Wertschätzung und Fürsorge gemäß der Unternehmenskultur entgegenzubringen, damit er sich direkt als ein respektierter Teil des Unternehmens fühlt“
• Bei dem Text handelt es sich um einen Auszug aus Ursula Webers Buch „Neustart: Der Praxisguide für ein erfolgreiches Zeitarbeitsunternehmen“, das hier erhältlich ist

Schnell kostet eine Stellenbesetzung mit einem neuen passenden Mitarbeiter 30 Prozent seines Jahresgehaltes. Doch wie sträflich gehen einige Unternehmen mit den neuen Mitarbeitern in der Einarbeitungsphase um, sodass sie schon in der Probezeit das Handtuch werfen und das Unternehmen resigniert verlassen. Um die typischen Fehler beim Onboarding von neuen internen und externen Mitarbeitern zu vermeiden, sollten die folgenden Tipps in der Prozessabwicklungen beachtet werden.

Wenn das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist und der potenzielle Bewerber seinen Arbeitsvertrag durch das Unternehmen erhalten hat, beginnt die Vorbereitungsphase auf den neuen Mitarbeiter. Eine Checkliste für das definierte Aufgabengebiet muss angelegt werden und eventuell bereits die ersten Zielvereinbarungen festgelegt sein. Der direkte Vorgesetzte und der Pate als Ansprechpartner sollten mit Namen und Durchwahl in der Checkliste notiert und an dem Onboarding-Prozess in den nächsten drei bis sechs Monaten aktiv beteiligt sein. Handelt es sich um ein großes oder mittleres Unternehmen, könnten zusätzliche Hilfsmaßnahmen durch die HR-Abteilung umgesetzt werden. Doch Achtung, der Vorgesetzte trägt grundsätzlich allein die Verantwortung für die korrekte Einarbeitung des neuen Mitarbeiters. Er ist nicht nur für die Planung, sondern auch für den Ablauf des Onboarding- Prozesses verantwortlich.

Um die erste Phase von der Begrüßungszeremonie bis zu den einzelnen Abschnitten der Einarbeitungsphasen ohne gravierende Fehler zu überstehen, ist es äußerst wichtig, dem neuen Mitarbeiter Betreuung, Wertschätzung und Fürsorge gemäß der Unternehmenskultur entgegenzubringen, damit er sich direkt als ein respektierter Teil des Unternehmens fühlt. In die Checkliste gehört auch ein zeitnaher Gesprächstermin mit der Geschäftsführung. In meiner Laufbahn kam es vor, dass alle Geschäftsführer am Meeting teilnahmen, um die neuen Mitarbeiter namentlich einzeln zu begrüßen und sie kurz kennenzulernen. Dabei spielte die Position der neuen Mitarbeiter keine Rolle.

Am ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiterseinen künftigen Arbeitsplatz komplett ausgestattet vorfinden. Wenn der direkte Vorgesetzte sich dann noch die Zeit für ein Erstgespräch nimmt und einige wichtige Details über das Unternehmen zur Verfügung stellt, ist das ein guter Start.

– Ursula Webers über das Onboarding interner Mitarbeiter:

Tipps für das Onboarding interner Mitarbeiter
Wird der Arbeitsvertrag dem neuen Mitarbeiter über den Postweg zugestellt, sollte das Unternehmen relevante Informationen wie Unternehmensflyer oder eventuelle Termine für die anstehenden G-Untersuchungen des zuständigen Betriebsarztes dazulegen. Sind zeitnahe Veranstaltungen vom Unternehmen geplant, zum Beispiel Messebesuche, Sommerfest, Gesundheitsprojekte, gemeinsame Sportaktivitäten und eine Weihnachtsfeier, sollte der neue Mitarbeiter eingeladen und mit Informationen versorgt werden. Wichtig für ein gutes Onboarding ist auch, dass der Vorgesetzte mit dem Paten und eventuell der HR-Abteilung jeden Schritt genau besprochen hat und die Anforderungen der zu besetzenden Stelle festgelegt wurden. Am ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter freundlichst von seinem Vorgesetzten und den informierten Kollegen erwartet und begrüßt werden und seinen künftigen Arbeitsplatz komplett ausgestattet vorfinden. Wenn der direkte Vorgesetzte sich dann noch die Zeit für ein Erstgespräch nimmt und dem neuen Mitarbeiter einige wichtige Details über das Unternehmen zur Verfügung stellt, ist das ein guter Start.

Tipps für das Onboarding von Zeitarbeitnehmern
Auch hier erfolgt zunächst der Arbeitsvertrag, der direkt in der Niederlassung mit dem neuen Mitarbeiter geschlossen wird. Wobei die verantwortliche Unterweisung des neuen Mitarbeiters vorab stattfindet. Sie orientiert sich an den Anforderungen des betrieblichen Arbeitsschutzes im Kundenunternehmen. In einzelnen Schritten werden dem neuen Zeitarbeitnehmer mithilfe von Fachfragebögen und Videos sowie im Gespräch Praxistipps zur Umsetzung der vorbeugenden Maßnahmen vermittelt. Darüber hinaus werden die eventuell anstehenden G-Untersuchungen besprochen und mit dem zuständigen Betriebsarzt terminiert. Sollte der neue Mitarbeiter im gewerblichen Bereich eines Kundenunternehmens eingesetzt werden, benötigt er eine angemessene PSA (Persönliche Schutzausrüstung), die ihm bei der Einstellung komplett und möglichst kostenlos zur Verfügung gestellt wird.

Zu den weiteren Formalitäten gehören auch der neuste Tarifvertrag der Zeitarbeit, die wichtigsten Telefonnummern der Ansprechpartner aus der Niederlassung und, wenn vorhanden, Informationen über den internen Betriebsrat und für den Notfall die Adresse und Telefonnummer der Unfallversicherung. Die wichtigsten Daten des Kundenunternehmens mit dem richtigen Ansprechpartner durfte der neue Mitarbeiter bereits im Kundentermin kennenlernen.

Zum Schluss folgt nun die Checkliste fürs Onboarding im Kundenunternehmen, die nach sorgfältiger Unterweisung von der Niederlassung erstellt wurde und dem neuen Mitarbeiter auszuhändigen ist. Damit verpflichtet sich das Kundenunternehmen, die Unterweisungspunkte auf der Checkliste für das Onboarding innerhalb einer bestimmten Zeit mit dem neuen Mitarbeiter zu besprechen und abzuarbeiten. Als Nachweis muss die originale Checkliste mit der Unterschrift des Unterweisenden und dem neuen Mitarbeiter als Leiharbeitnehmer an die Niederlassung übergeben werden.

Dieser Text ist in leicht abgeänderter Form in Ursula Webers Buch „Neustart: Der Praxisguide für ein erfolgreiches Zeitarbeitsunternehmen“ erschienen. Die Autorin bietet regelmäßig kostenlose Webinare zu allen Themen rund um die Unternehmensentwicklung an. Die Anmeldung erfolgt über ihre Website.

Ihnen hat der Beitrag gefallen? Wir haben mehr davon :-) ! Abonnieren Sie unseren Newsletter - und Sie erfahren regelmäßig, was auf dem arbeitsblog und rund um die Personaldienstleistungsbranche passiert.