Mit der digitalen Signatur Wettbewerbsvorteile schaffen

• Die Digitalisierung der Branche hat längst begonnen. Nicht erst seit Corona ist klar: Wer frühzeitig die richtigen Bedingungen schafft, hat einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz
• Stephanie Werther, Sales Consultant bei der tutum GmbH, stellt klar: „Wenn die Zeit mal wieder drängt und ein Arbeitnehmer kurzfristig überlassen werden soll, dann hilft nur die digitale Signatur"
• Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter, die den Unternehmen zur Seite stehen

Auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die elektronische Unterschrift ein unumgänglicher Meilenstein, den immer mehr Personaldienstleister für sich entdecken. In kaum einer anderen Branche fällt durch strenge Regularien so viel Bürokratie und Vertragswerk an.

Durch die AÜG-Reform im Jahr 2017 traten zudem strenge Kennzeichnungs- und Schriftformerfordernisse in Kraft. Das bedeutet, es müssen bereits vor Einsatzbeginn eines Arbeitnehmers die dazugehörigen, unterzeichneten Arbeitnehmerüberlassungsverträge von beiden Vertragsparteien in Schriftform vorliegen. Die Zeit drängt vor allem dann, wenn Arbeitnehmer kurzfristig überlassen werden sollen.

Nur, wer frühzeitig auf die Vorteile der Digitalisierung in seiner Branche setzt, kann sich den Wettbewerbsvorteil vor der Konkurrenz bewahren. Diejenigen, die den Schritt verpassen, werden es hingegen in Zukunft immer schwerer haben.

– Stephanie Werther warnt davor, den Schritt in die Zukunft zu verschlafen

Papierbehafteter Vertragsabschluss dauert lang – Abhilfe schafft die digitale Signatur!
Die klassische Unterschrift auf Papier führt zu unnötigen Verzögerungen und einem erhöhten Arbeitsaufwand – vom Ausdrucken und Kuvertieren über das Versenden per Post bis hin zum Rücklauf des unterschriebenen Dokuments, welches dann wiederum abgelegt oder archiviert werden muss. Dieser Arbeitsablauf ist zeitintensiv und teuer. Wer darauf verzichten will, setzt frühzeitig auf die digitale Signatur. Schon vor Corona – spätestens aber seit dem Ausbruch der Pandemie – ist doch eines klar: Nur, wer frühzeitig auf die Vorteile der Digitalisierung in seiner Branche setzt, kann sich den Wettbewerbsvorteil vor der Konkurrenz bewahren. Diejenigen, die den Schritt verpassen, werden es hingegen in Zukunft immer schwerer haben.

Verschiedene Signaturanbieter, wie beispielsweise die Unternehmen Coffreo oder XiTrust, bieten eine vollständig digitale und integrierte Lösung für die Vertragsabwicklung zwischen Personaldienstleistern und ihren Kunden an. Dabei können Personaldienstleister entweder auf sogenannte Standalone-Varianten oder aber auf eine in die bereits vorhandene HR- bzw. Dokumentenmanagement- und Workflow-Software integrierbare Lösung setzen.

Nach einer einmaligen Identifikation des Kunden, kann dieser daraufhin innerhalb weniger Minuten am Bildschirm oder sogar von unterwegs am Handy sofort sämtliche Dokumente qualifiziert elektronisch signieren. Die Identitäten der Unterzeichnenden sind authentifiziert und die Dokumente mit Siegeln geschützt. Somit ist jede digitale Signatur einzigartig, dokumentierbar, verschlüsselt, fälschungssicher und absolut rechtskonform.

Fazit

Die Vorteile auf einen Blick
Die Vorteile der digitalen Signatur liegen auf der Hand und machen die Lösung damit für Personaldienstleister jeder Größenordnung zum effektiven und sicheren Teil der Digitalstrategie:

• Absolut rechtssicher: Die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt hohe qualitative Standards. Durch die Identitätsprüfung mit hundertprozentiger eIDAS-Konformität können rechtsgültige Vertragsabschlüsse geschlossen werden.
• Prozesseffizienz: Die Unterschriften für Ihre AÜV haben Sie blitzschnell eingeholt – einfach und in Echtzeit.
• Kosteneinsparung: Sie sparen nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch Geld für den Wegfall von Porto-, Papier-, Druck- und Archivierungskosten.
• Volle Skalierbarkeit: Die digitale Signatur wurde entwickelt, um selbst bei einer Vielzahl von Unternehmen und Branchen maximale Sicherheit zu garantieren. Damit ist sie eine Lösung für wirklich jeden Personaldienstleister.
• Ortsunabhängig: Die Unterschriften leisten die Unterzeichnenden einfach per Fernsignatur – egal an welchem Ort oder von welchem Endgerät (auch Smartphone, Tablet oder Laptops sind geeignet).

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