eAU: Die häufigsten Fragen, die größten Unklarheiten – und wie Sie diese meistern

• Der „gelbe Schein“ hat ausgedient: Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz eAU – für gesetzlich Versicherte vorgeschrieben.
• Beschäftigte müssen ihrem Arbeitgeber keine AU-Bescheinigung mehr in Papierform vorlegen. Stattdessen übermittelt die Arztpraxis die Details an die Krankenkasse und Arbeitgeber können diese anschließend digital abrufen.
• Obwohl das Verfahren seit einigen Monaten angewendet wird, gibt es sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeitnehmerseite viele offene Fragen – im Blogbeitrag liefern wir die Antworten.

Das eAU-Verfahren nimmt langsam Fahrt auf, läuft allerdings noch nicht ganz rund und sorgt für viele Fragezeichen bei Unternehmen und Arbeitnehmenden. Die Akzeptanz ist vor allem unter Patienten nach Angaben der Kieler Nachrichten hoch: Demnach möchten rund 90 Prozent keinen Papierausdruck mehr haben. Dennoch berichtet das Nachrichtenportal auch von Schwierigkeiten bei der Implementierung des Verfahrens. Auch die Online-Plattform Handwerk.de zeigt auf, dass es noch Schwierigkeiten im Umgang mit der digitalen Krankschreibung gibt. Einer Umfrage zufolge dauert es aus Sicht vieler Unternehmen derzeit noch zu lange, bis die eAU ausgestellt wird. Darüber hinaus geben viele der Befragten an, dass ihre Beschäftigten zum Teil immer noch den sogenannten „gelben Schein“ abgeben. Es scheint also noch Unklarheiten zu geben, wie derzeit die Vorgehensweise ist und welche Pflichten jeweils für Angestellte und für Arbeitgeber gelten. Wir haben die am häufigsten gestellten Fragen zusammengefasst.

1. Welche Pflichten bestehen noch für Arbeitnehmende?
   Für viele Arbeitnehmende ist die Einführung des eAU-Verfahrens mit dieser Frage verbunden. Tatsächlich entbindet die elektronische Bescheinigung sie nicht von der Pflicht, vor Arbeitsbeginn am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber persönlich (zum Beispiel telefonisch oder per Mail) über die Krankmeldung zu informieren. Nach dem Arztbesuch wiederum muss der Mitarbeitende dem Arbeitgeber mitteilen, dass eine eAU erstellt wurde. Alle weiteren Details kann das Unternehmen dann der elektronischen Meldung entnehmen. Somit entfällt nur die Pflicht, die Krankmeldung in Papierform beim Arbeitgeber einzureichen.
   
   Wichtig! Auch bei Folgekrankschreibungen müssen Mitarbeitende aktiv werden und ihren Arbeitgeber informieren. Nur dann kann dieser die Folge-AU abrufen.
   Tipp: Informieren Sie Ihre Beschäftigten schriftlich oder per Mail über die aktuell geltenden Vorschriften, um sicherzustellen, dass alle den gleichen Kenntnisstand haben.
    
2. Sind alle Arbeitnehmende beim eAU-Verfahren eingeschlossen?
   Nein, hier gibt es Ausnahmen. Vom eAU-Verfahren derzeit noch ausgeschlossen sind Privatversicherte, Beihilfeberechtigte und Angestellte in privaten Haushalten. Für Mitarbeitende, die bei einer Krankenkasse im Ausland versichert sind oder die bei einer Arztpraxis im Ausland waren, gilt die eAU ebenfalls nicht. Minijobber und Studierende hingegen nehmen am Verfahren teil.
    
3. Welche Berechtigungen hat der Arbeitgeber?
   Nachdem er über die Erstellung einer eAU durch den Mitarbeitenden informiert wurde, muss der Arbeitgeber – oder dessen für die Lohnabrechnung zuständige Steuerkanzlei – die Daten direkt bei der Krankenkasse abrufen. Den gleichen Zeitraum darf der Arbeitgeber dabei nur einmal alle fünf Tage abfragen. Der eAU kann der Arbeitgeber entnehmen, wie lange der Mitarbeitende voraussichtlich krankgeschrieben ist, ob es sich um eine Berufskrankheit oder um die Folgen eines Arbeitsunfalls handelt.
    
4. Gibt es Besonderheiten, die sich auf Personaldienstleister auswirken?
   Für die PDL-Branche gelten die gleichen Vorschriften wie für alle anderen Arbeitgeber. Um Verzögerungen bei der Abrechnung vorzubeugen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Daten zeitnah verfügbar sind. Der Hintergrund: Die Daten zur Arbeitsunfähigkeit werden direkt aus der Entgeltabrechnung abgerufen.
    
5. Wie lange dauert es, bis die eAU ausgestellt und einsehbar ist?
   In der Regel wird die eAU am gleichen Tag erstellt, an dem der Besuch in der Arztpraxis stattgefunden hat. Dennoch empfiehlt es sich für Arbeitgeber, einen Tag mit dem Abruf der Meldung zu warten. So ist sichergestellt, dass die eAU tatsächlich schon im System vorliegt. Beim Versuch, zu früh auf die Daten zuzugreifen, erscheint die Fehlermeldung „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“, was zu Missverständnissen zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem führen kann.
    
6. Woher weiß der Arbeitgeber, wie lange ein Mitarbeitender voraussichtlich krankgeschrieben ist?
   Dieses Detail entnimmt der Arbeitgeber direkt der eAU. Wie bereits erwähnt, ist es bei einer Folgekrankmeldung wichtig, dass der Beschäftigte den Arbeitgeber in Kenntnis setzt. Nur so können Probleme bei der Entgeltfortzahlung vermieden werden.
    
7. Welche technischen Anforderungen bestehen für die Teilnahme am eAU-Verfahren?
   Das A und O bei der Umsetzung des eAU-Verfahrens ist die technische Grundlage – schließlich hängt nicht zuletzt die Gewährleistung des Datenschutzes davon ab. Um auf die Daten der Krankenkassen zuzugreifen und diese verarbeiten zu dürfen, benötigen Unternehmen eine systemüberprüfte Software. Das kann ein Zeiterfassungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder – wie im Fall vieler Personaldienstleister ein Entgeltabrechnungsprogramm, das die Anforderungen erfüllt.

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