Digitalisierung in der Zeitarbeit sollte nicht nur größeren Unternehmen vorbehalten sein

• Beruflicher Alltag ohne Smartphone, WLAN und E-Mail – heutzutage unvorstellbar. Dass digitale Abläufe vieles einfacher machen, ist den meisten klar. Dennoch zieht die Digitalisierung nur schleppend in deutsche Büros ein. Warum?
• Christoph Lamoller, Sales Country Manager Germany und Prokurist bei Coffreo, wendet sich im arbeitsblog-Beitrag an die Personaldienstleister und setzt sich mit den häufigsten Bedenken der Branche auseinander.
• Im arbeitsblog-Beitrag zeigt der erfahrene Berater auf, dass Unternehmen durch den Einsatz einer bewährten, onlinebasierten Plattform sowohl Kosten als auch Personalaufwände geringhalten können.

Hand aufs Herz: Wer von Ihnen hat sich in den letzten Monaten nicht dabei ertappt, von all dem Gerede über Digitalisierung genervt zu sein und sich zu fragen, ob das denn alles sein muss? Es ging doch früher auch ohne.

Das stimmt. Aber: Es ging früher auch ohne Handy und WLAN – und stellen Sie sich unseren heutigen Arbeitsalltag ohne diese beiden Instrumente vor. Von der E-Mail will ich gar nicht erst anfangen. Dabei ist sie ein gutes Beispiel über die Art und Weise, wie wir meist an solche Themen herangehen. Ich selber bin vor einigen Jahren auf einen Aprilscherz eines lokalen Radiosenders hereingefallen, der in den Nachrichten vermeldet hatte, dass der Versand von E-Mails in Zukunft kostenpflichtig werden soll. Mein erster Gedanke ging sofort in Richtung der entstehenden Kosten bei der Anzahl an E-Mails, die in unserem Alltag jeden Tag verschickt werden. Erst mit dem zweiten Gedanken habe ich an die unglaublichen Vorteile dieser Kommunikationsform gedacht und wie sie uns das Leben erleichtert hat (eine sinnvolle Nutzung vorausgesetzt). Aber hätten Sie dieser Form der Kommunikation eine Chance gegeben, wenn Ihnen pro abgeschickter E-Mail Kosten entstanden wären, die z.B. 10 Cent über dem Briefporto gelegen hätten? Ich vermute, die E-Mail hätte es schwerer gehabt, trotz all der unbestreitbaren Vorteile: Versand in Echtzeit, digitale Archivierung der Kommunikation usw.

Dieselben Vorteile finden Sie auch bei der Digitalisierung von Dokumenten in der Zeitarbeit, unabhängig davon, ob es sich um Dokumente wie einen Überlassungsvertrag, einen Arbeitsvertrag oder eine Einsatzinformation handelt. Dieselben Vorteile: Signatur und Versand der Dokumente in Echtzeit, digitale Archivierung und Übersicht über alle Dokumente – um nur einige zu nennen. Und doch tun sich viele Unternehmen mit dem Schritt schwer, ihre alltäglichen Dokumente zu digitalisieren – übrigens größere und kleinere Unternehmen gleichermaßen.

Es ging früher auch ohne Handy und WLAN – und stellen Sie sich unseren heutigen Arbeitsalltag ohne diese beiden Instrumente vor.

– Für Christoph Lamoller steht fest, Unternehmen sollten nicht an altbekannte Abläufe festhalten.

Reibungslosen und durchgängigen Prozess ermöglichen

Die meisten von Ihnen nutzen heute bereits die Möglichkeiten des digitalen Recruitments. Sie platzieren Ihre Suche, erhalten das Profil (digital), das Matching passt, der Kandidat wird zum Mitarbeiter und in seine Einsätze geschickt. Merken Sie was? Ab jetzt wird es wieder analog. Arbeitsvertrag, Überlassungsvertrag, Einsatz-Information, Belege über Fehlzeiten – vieles wird noch in Papierform erledigt oder ohne Nachweismöglichkeit per E-Mail oder SMS verschickt. Und dann scannen Sie all die Dokumente im Rahmen der digitalen Personalakte wieder ein, um alles digital zu speichern. Digitales Recruitment, digitale Archivierung, aber die aufwendigsten Prozesse dazwischen erledigen Sie analog. Wieso? Warum digitalisieren Sie nicht auch diesen Prozess? Die notwendigen Schnittstellen sind vorhanden, d.h. ein reibungsloser, weil integrierter, digitaler Prozessablauf wäre komplett möglich.

Worin liegen also die Bedenken? Während wir bei größeren Unternehmen eher auf organisatorische und strategische Einwände stoßen (in der internen Struktur nicht durchsetzbar, Misstrauen der Mitarbeiter aus Angst vor Jobverlust, Unsicherheit, sich vielleicht für einen vermeintlich falschen Partner zu entscheiden), sind die Bedenken bei kleineren Unternehmen oft eher monetär: hohe Kosten, unkalkulierbarer Nutzen und die Befürchtung, in ein Fass ohne Boden zu investieren. Aus Sicht der Risikovermeidung vielleicht ein verständlicher Ansatz. Aber stellen Sie sich vor, die Kosten sind überschaubar durch eine bewährte, onlinebasierte Plattform, die weder programmiert noch an Ihr System angepasst werden muss und für deren Nutzung sie bei einer geringen Vertragslaufzeit auch nur dann bezahlen müssen, wenn Sie sie tatsächlich nutzen. Das finanzielle Risiko ist also komplett überschaubar. Somit steht der Einführung digitaler Abläufe gerade in kleineren Unternehmen nichts mehr im Wege.

Doch was ist der Nutzen?

Ich will Ihnen zwei aktuelle Beispiele geben: Ihr Ansprechpartner beim Kunden ist im Homeoffice und nur einmal in der Woche im Büro. Sie benötigen aber kurzfristig Unterschriften auf dem Überlassungsvertrag, damit Ihr Mitarbeiter beginnen kann. Sie würden nicht in der Personaldienstleistung arbeiten, wenn Sie dafür keine Lösung gefunden hätten. Aber ist diese Lösung effizient? Würden Sie sie als optimal bezeichnen? Ist sie besser, als dem Ansprechpartner das Dokument auf einer Plattform digital zur Verfügung zu stellen, wo er es online signieren kann und es Ihnen automatisch und in Echtzeit zurückschickt?

Zweites Beispiel: Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter vor deren Einsatz alle wichtigen Informationen gelesen haben, dass sie verstanden haben, wo sie morgen mit welcher Sicherheitsausrüstung in den Einsatz gehen. Wäre es nicht eine Alternative zu Ihrem heutigen Prozess, wenn der Mitarbeiter dieses Einsatzdokument auf seinem Mobilgerät empfangen und ganz einfach bestätigen könnte? Und Sie das in derselben Plattform nachvollziehen können, wie die Signatur des AÜV durch den Kunden?

Fazit

Jedes Unternehmen sollte sich unabhängig von seiner Größe damit auseinandersetzen, welche digitalen Prozesse für das Unternehmen selbst, für seine Kunden und seine Mitarbeiter Sinn ergeben und welche nicht. Unter Berücksichtigung der aufgezeigten Rahmenbedingungen hat dann jedes Unternehmen die Möglichkeit, diese digitalen Prozesse zu nutzen, ohne personellen Aufwand und ohne finanzielles Risiko. Die Entscheidung darüber liegt bei jedem von Ihnen selbst.