Digitalisierung, Fachkräftemangel, KI: Das fordert die Personaldienstleistung heraus

• Die Personaldienstleistungsbranche steht 2024 vor großen Herausforderungen, aber auch vor vielversprechenden Chancen. 
• Von der Digitalisierung über den Fachkräftemangel bis hin zu den Potenzialen Künstlicher Intelligenz (KI) – diese Themen prägen die Agenda der Personaldienstleister.
• Doch wie gut ist die Branche wirklich aufgestellt, und welche Maßnahmen sind dringend notwendig? Im aktuellen Blogbeitrag fassen wir die wichtigsten Ergebnisse der „zvoove Industry Pulse 2024“ zusammen.

Zum dritten Mal hat der Anbieter von Software für die Personal- und Gebäudedienstleistungsbranchen zvoove in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Arlington Research den zvoove Industry Pulse 2024 durchgeführt. Insgesamt haben 487 Personen an der Umfrage teilgenommen, darunter 337 Entscheidungsträger*innen und Beschäftigte in Unternehmen der Personaldienstleistung sowie 150 externe Zeitarbeitnehmende. Die Befragten beantworteten insgesamt 22 Fragen, die unter anderem Themen wie Digitalisierung, Fachkräftemangel und KI umfassten. Damit wollte zvoove herausfinden, welche Themen die Personaldienstleistungsbranche bewegen, vor welchen Herausforderungen und Chancen sie steht und welche Trends sie prägt. Wir haben die Ergebnisse analysiert und für Sie nach Themen aufbereitet.

Digitalisierung: Wunsch vs. Realität

Die Digitalisierung ist weiterhin das dominierende Thema in der Personaldienstleistungsbranche. 73 Prozent der Unternehmensvertretenden geben an, dass die Digitalisierung eine sehr hohe Priorität hat, bei größeren Betrieben mit mehr als 5 Millionen Euro Jahresumsatz sind es sogar 86 Prozent. Dennoch klaffen Wunsch und Realität weit auseinander: Nur 28 Prozent der Befragten, die Digitalisierung als wichtig erachten, bewerten den aktuellen Stand in ihrem Unternehmen als gut. Besonders in kleinen Betrieben ist der Digitalisierungsgrad gering – 16 Prozent betrachten ihn sogar als schlecht.

Woran liegt es? Hauptsächlich stehen die aktuellen Arbeitsprozesse für 55 Prozent der befragten Zeitarbeitsunternehmen dem technologischen Fortschritt im Weg. Auch die Bereitschaft der Mitarbeitenden, Prozesse neu zu adaptieren, wird als Problem gesehen (48 Prozent). Für Unternehmensvertretende ist der Mangel an Know-how (47 Prozent) und internen Kapazitäten (45 Prozent), der die Einführung digitaler Lösungen verhindert.

Trends 2024: Spezialisierung und Nachhaltigkeit 

Neben der Digitalisierung bleibt die Nischenspezialisierung ein entscheidender Trend. 35 Prozent der Unternehmensvertretenden sehen in der Spezialisierung auf bestimmte Branchen oder Berufsgruppen eine Möglichkeit, sich im Wettbewerb abzuheben. Vor allem mittelgroße Unternehmen mit einem Umsatz zwischen 1 und 10 Millionen Euro setzen verstärkt auf diesen Trend.

Gesundheit und Remote Work sind ebenfalls relevante Themen, die von 21 Prozent der Befragten genannt werden. Nachhaltigkeit gewinnt auch an Bedeutung: 17 Prozent der Unternehmensvertretenden, insbesondere kleinere Firmen, betrachten sie im Sinne des ESG-Kriterien (Environmental Social Governance) als wichtigen Branchentrend. 

KI: Große Erwartungen und erste Investitionen

Die Akzeptanz von KI in der Personaldienstleistungsbranche ist laut der Studienergebnisse hoch. 84 Prozent der Unternehmensvertretenden stehen der Technologie positiv gegenüber. Besonders bei der Erstellung, Veröffentlichung und Übersetzung von Stellenanzeigen sehen 73 Prozent der Befragten großes Potenzial für den Einsatz von KI. Auch bei der Automatisierung von Workflows, wie etwa der Rechnungsstellung, und der Validierung von Stundenzetteln wird die Technologie von 52 Prozent als sinnvoll betrachtet. 

Wie aus der Studie hervorgeht, planen Unternehmen, ihre Investitionen in KI weiter auszubauen. Das Ziel ist, administrative Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern, ohne den wichtigen persönlichen Kontakt zu Mitarbeitenden und Kunden zu verlieren.

Herausforderungen bei der Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung

Beim Thema Arbeitszeiterfassung gibt es erheblichen Nachholbedarf. Trotz der geplanten Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung erfassen 28 Prozent der Unternehmen ihre Arbeitszeiten ausschließlich auf Papier. Insgesamt bei 80 Prozent der Firmen spielen Papier-Stundenzettel weiterhin eine Rolle. 

Die Lohnabrechnung ist für Zeitarbeitsunternehmen eine große Herausforderung, da häufige Änderungen in Tarif- und Rechtsvorschriften viel Fachwissen und Zeit erfordern. Kein Wunder, dass 72 Prozent der Befragten den Prozess als mindestens komplex empfinden. 35 Prozent bewerten sie sogar als sehr komplex. 

Kein Budget für Recruiting

Die Suche nach qualifizierten Fachkräften bleibt in der Personaldienstleistungsbranche weiterhin schwierig: 66 Prozent der Unternehmensvertretenden berichten, dass der Mangel an qualifizierten Bewerbenden ein ernsthaftes Problem darstellt. Trotz der angespannten Lage haben aber nur 21 Prozent der Unternehmen ihr Budget für Recruiting erhöht. Fast 20 Prozent der Betriebe, die besonders stark vom Bewerbermangel betroffen sind, haben ihre finanziellen Mittel sogar reduziert. Was die Gewinnung neuer Mitarbeitender angeht, setzt die Mehrheit auf kostenfreie Jobportale (81 Prozent) und Social-Media-Posts (72 Prozent).

Fazit und Lösungsansätze 

Die Digitalisierung bleibt das zentrale Thema in der Personaldienstleistung und wird für Unternehmen zunehmend zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Besonders im Hinblick auf den akuten Fachkräftemangel sind digitale Lösungen eine wichtige Strategie, um Talente zu gewinnen und langfristig zu binden. Allerdings zeigt sich in vielen Unternehmen noch eine Kluft zwischen dem Wunsch nach Digitalisierung und der tatsächlichen Umsetzung. Veraltete Arbeitsprozesse, mangelndes Know-how und fehlende interne Ressourcen bremsen die Entwicklung. Hier ist ein ehrlicher Blick auf bestehende Strukturen gefragt, um Hindernisse zu identifizieren und gezielt anzugehen. Externe Expertise kann dabei helfen, digitale Projekte erfolgreich umzusetzen.

Digitale Lösungen zu implementieren kann auch in Sachen Arbeitszeiterfassung die Lösung sein, um die Wünsche der Mitarbeitenden nach einfachen und effizienten Abläufen gerecht zu werden. 

Konkrete Investitionen in KI können zudem Effizienzsteigerung ermöglichen. Dabei steht fest: Technologie soll den Menschen nicht ersetzen, sondern unterstützen. Der persönliche Kontakt bleibt sowohl im Umgang mit Kunden als auch mit Mitarbeitenden ein unverzichtbarer Bestandteil der Personaldienstleistung. Insbesondere in Zeiten des sich weiter zuspitzenden Fachkräftemangels kann KI-gestützte Talentakquise eine Schlüsselrolle spielen, um qualifizierte Kandidaten gezielter zu rekrutieren.

Der Weg in die Zukunft ist nicht frei von Hindernissen, aber es gibt viele positive Ansätze. Unternehmen, die jetzt gezielt in digitale Lösungen investieren und innovative Recruiting-Strategien entwickeln, haben gute Chancen, sich im Wettbewerb zu behaupten und attraktiv für Mitarbeitende und Kunden zu bleiben.