Digitale Signatur – aber richtig!

• Neulich hat ein Gerichtsurteil des Arbeitsgerichts Berlin für Verunsicherung gesorgt, als es die elektronische Signatur unter einem befristeten Arbeitsvertrag für nicht gültig erklärte. Nach Ansicht des Gerichts entsprach die digitale Unterschrift nicht den Anforderungen an einer qualifizierten elektronischen Signatur.
• Was bedeutet das Urteil für die Praxis der Personaldienstleistung? Sind Verträge mit einer elektronischen Signatur grundsätzlich nicht gültig? Nein, das stimmt so nicht. Sie können auch weiterhin die qualifizierte elektronische Signatur verwenden.
• Worauf Sie achten sollen, damit die von Ihnen unterzeichneten Arbeitsverträge allen Anforderungen entsprechen, erfahren Sie im Blogbeitrag.

Vielleicht haben Sie es im letzten „arbeitsblog aktuell“-Newsletter 43/2021 gelesen: Es hat ein neues Urteil des Arbeitsgerichts Berlin gegeben, in dem es um die Rechtmäßigkeit einer elektronischen Signatur bei einem befristeten Arbeitsvertrag ging (Az.: 36 Ca 15296/20). Das Gericht hatte in einem Einzelfall zu entscheiden, ob die vorliegende Signatur der Schriftformerfordernis genügt, und hatte dies für diesen Einzelfall verneint. Leider ist in der Formulierung des Artikels jedoch der Eindruck entstanden, dass die digitale Signatur für befristete Verträge damit komplett für unrechtmäßig erklärt worden ist („Aktuelles Gerichtsurteil: Befristete Arbeitsverträge nur in Papierform“). Dies ist jedoch in keinster Weise der Fall.

Man unterscheidet im Wesentlichen drei Arten von elektronischen Signaturen:

Die einfache elektronische Signatur

• Sie ist völlig unreguliert.
• Sie bedarf keinerlei Identifikation.
• Anwendungsbeispiel: Sie wird auch als „Postboten-Signatur“ bezeichnet, weil weder die Echtheit der Unterschrift noch die Identifikation des Unterzeichners überprüft wird.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur

• Eine fortgeschrittene Signatur (FES) ist eine durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelte Form eines Zertifikats. Die Anforderungen an fortgeschrittene elektronische Signaturen sind legaldefiniert:
• Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
• Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
• Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
• Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann (Artikel 26 Verordnung (EU) Nr. 910/2014).
• Anwendungsbeispiel: Erstellen einer Signatur über ein TAN-Verfahren, bei dem die TAN zum Beispiel per SMS an ein Handy geschickt wird.

Die qualifizierte elektronische Signatur

• Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelte Form eines Zertifikats, die im Rechtsverkehr die Schriftformerfordernis gem. § 126 BGB ersetzt, wenn dies durch eine Rechtsvorschrift vorgesehen ist (§126a BGB). Sie wird von qualifizierten Trusted Service Providern (TSP) ausgegeben, die von staatlich bestimmten Stellen zertifiziert werden müssen.
• Beide Signierer müssen zwingend bei einem TSP identifiziert sein und zwar im Vier-Augen Prinzip. Hierzu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die bekannteste ist wahrscheinlich das Video-Ident-Verfahren.
• Bei der Unterschrift muss sich der Signierer einwandfrei gegenüber dem TSP identifizieren. Dies erfolgt in der Regel wie eine Online-Überweisung bei Ihrer Bank, für die Sie sich mit Ihrem Passwort einloggen und den Vorgang mit der Eingabe einer TAN bestätigen, die auf Ihr Handy geschickt wird.

Das hört sich jetzt wahrscheinlich komplizierter an, als es ist. Wenn Sie erst einmal identifiziert sind, ist es wirklich genauso einfach und schnell wie eine Online-Überweisung.

Worauf müssen Sie also als Unternehmen achten, wenn Sie sich Gedanken über die elektronische Signatur von Dokumenten machen, die der Schriftform des § 126 BGB unterliegen, wie z. B. der Überlassungsvertrag oder der Arbeitsvertrag?

Informieren Sie sich genau über die Unternehmen, die diese Dienstleistung anbieten:

• Haben sie Erfahrung in diesem Bereich?
• Welchen Trusted Service Provider nutzen sie?
• Werden alle Signierer vor der Signatur bei diesem TSP registriert?
• Hat das Unternehmen ein Rechtsgutachten einer renommierten Anwaltskanzlei, die die Sicherheit der Prozesse in Bezug auf AÜG, BGB, DSGVO etc. zertifiziert?
• Welche Referenzen hat das Unternehmen zu bieten?

Wie auch in anderen Bereichen gilt: Sicherheit ist aufwendig und nicht immer das günstigste Angebot. Aber dass es sich lohnt, ein bisschen mehr zu investieren, zeigt das anfangs angesprochene Urteil. Hier heißt es nämlich in der Begründung, dass die Form der verwendeten elektronischen Signatur nicht der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform entsprochen hat. Sie hat also eben nicht dem § 126a BGB genügt, der den Ersatz der Schriftform ausschließlich durch eine qualifizierte elektronische Signatur erlaubt und ist somit ungültig.