Digital durchstarten in 3 Schritten: So beginnen Sie Ihre digitale Reise

• Der Grad der Digitalisierung aller Lebensbereiche steigt stetig. Auch Zeitarbeitsfirmen unterliegen diesem globalen Trend und stehen vor der Herausforderung, die eigene digitale Transformation erfolgreich zu planen und umzusetzen.
• Insbesondere bei kleinen und mittelständischen Personaldienstleistern führt die Komplexität der Digitalisierung oft zu Unsicherheit und Stillstand. Dabei ist Handlungsbedarf dringend erforderlich.
• Florian Körber, Gründer von tutum mit jahrelanger Erfahrung im Bereich der Digitalisierung, erklärt, wie Sie die ersten Schritte Ihrer digitalen Reise erfolgreich meistern und eine tragfähige IT-Infrastruktur für anstehende Digitalisierungsprojekte schaffen.

Personaldienstleister stehen vor zahlreichen Herausforderungen: Fachkräftemangel, Kosten- und Wettbewerbsdruck sowie steigende Anforderungen ihrer Kund*innen. Im Tagesgeschäft bleibt oft keine Zeit für strategische Entscheidungen. Doch ohne Digitalisierung und ein solides Fundament in Form einer effizienten IT-Infrastruktur riskieren Unternehmen, den Anschluss an innovativere Mitbewerber zu verlieren.

Die größten Hürden der Digitalisierung 

Laut der Studie „Digital Office Index 2024“ des Digitalverbands Bitkom verfügen immer mehr Unternehmen über Digitalisierungsstrategien, wobei kleine und mittelständische Firmen den großen Playern gegenüber im Hintertreffen sind. Hier können praxisnahe Tools wie der im Interview vorgestellte Digitalisierungsnavigator helfen, die digitale Transformation greifbar und Schritt für Schritt umsetzbar zu machen. 

Die größten Herausforderungen der digitalen Transformation liegen laut der Untersuchung in drei Bereichen: fehlende IT-Kompetenz, Sicherheitsbedenken und finanzielle Belastungen. Cloud-Lösungen bieten eine Möglichkeit, diese Hürden zu überwinden. Daher greifen immer mehr Unternehmen auf die Cloud zurück, um ihre Digitalisierung voranzutreiben.

Die Cloud als Fundament der Digitalisierung

Cloud-Lösungen bezeichnen die Bereitstellung von IT-Ressourcen wie Speicherplatz, Rechenleistung und Anwendungen über das Internet anstelle eines lokalen Servers. Viele Unternehmen stehen der Cloud noch skeptisch gegenüber. Doch die Vorteile überwiegen die Vorbehalte deutlich: 

1. Kosteneffizienz: Es sind keine Investitionen in teure Hardware erforderlich. Der Aufwand und die Kosten für den eigenen Betrieb von Servern, Back-ups, Telefonanlagen, Lizenzen für Betriebssysteme und Datenbanken der Server sowie für Hardware reduzieren sich.
2. Zugänglichkeit: Daten und Anwendungen sind von überall mit einer Internetverbindung verfügbar.
3. Automatisierte Updates: Software und Sicherheitsmaßnahmen werden zentral vom Anbieter verwaltet. Das Risiko eines Systemausfalls etwa durch einen Hackerangriff sinkt drastisch.
4. Skalierbarkeit: Ressourcen können flexibel an den aktuellen Bedarf angepasst werden.

Warum On-Premises an Grenzen stößt

Bei On-Premises-Lösungen werden die Daten vor Ort auf dem eigenen Firmenserver archiviert. Die Firma stellt selbst die Hardware und das IT-Personal bereit. Unternehmen, die weiterhin auf On-Premises-Lösungen setzen, sehen sich jedoch mit erheblichen Nachteilen konfrontiert:

1. Steigende Kosten: Die Wartung und Modernisierung eigener Server wird zunehmend teuer, da spezialisierte Fachkräfte rar sind.
2. Know-how aufrechterhalten: Technologien entwickeln sich weiter und das unternehmensinterne Know-how muss ständig ausgebaut werden, um die eigene IT-Infrastruktur leistungsfähig zu halten.
3. Höheres Sicherheitsrisiko: Cyberangriffe werden immer ausgeklügelter und On-Premises-Lösungen können mit den Sicherheitsstandards moderner Cloud-Systeme nicht mithalten.
4. Eingeschränkte Skalierbarkeit: Eigene Infrastruktur stößt bei Wachstum oder Spitzenlasten schnell an ihre Grenzen.

"Die Migration von selbst betriebenen Systemen in die Cloud hilft, steigende Kosten für die eigene Infrastruktur zu vermeiden, und schafft Raum für Innovation."

– Florian Körber

So gelingt die Cloud-Migration in 3 Schritten

Um Kosten und Aufwand für die IT-Infrastruktur zu reduzieren, ist eine vollständige Migration in die Cloud notwendig. Ein strukturiertes Vorgehen hilft dabei, den Übergang reibungslos zu gestalten. Diese drei Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

1. Infrastruktursysteme: Starten Sie mit der Virtualisierung von Telefonanlagen und der Migration von Back-ups sowie Office- und E-Mail-Systemen. Nutzen Sie Sicherheitslösungen wie Firewalls aus der Cloud, da diese durch KI-Unterstützung schneller auf Bedrohungen reagieren und stets aktuell sind.
2. Randsysteme mit geringer Nutzungszahl: Migrieren Sie nun Systeme wie Buchhaltungssoftware, Dokumentenmanagement und Zeiterfassung. Diese Systeme sind weniger komplex und ermöglichen schnelle Erfolgserlebnisse.
3. ERP-System: Als letzten Schritt migrieren Sie Ihr ERP-System. Aufgrund seiner zentralen Bedeutung und der Vielzahl an Nutzer*innen erfordert dieser Schritt eine besonders gründliche Planung und eine sorgfältige Testphase, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.

Florian Körber

Florian Körber ist Experte für digitale Transformation in der Zeitarbeitsbranche und Gründer von tutum. Mit seiner langjährigen Erfahrung und Leidenschaft für innovative Lösungen unterstützt er kleine und mittelständische Unternehmen erfolgreich bei der Digitalisierung.