„Das wird richtig gut!“
2019 ist Julia Wohlfeld in die Geschäftsleitung der Tina Voß GmbH eingestiegen. Seitdem bildet sie gemeinsam mit Tina Voß die Doppelspitze – besondere Herausforderungen inklusive. Denn die Corona-Pandemie hat auch ihr Unternehmen auf die Probe gestellt. Wie sie die Krise gemeistert haben, es dabei geschafft haben, die positive Stimmung aufrechtzuerhalten und warum sie zuversichtlich nach vorne blicken, erzählen die beiden im arbeitsblog-Interview.
arbeitsblog: Frau Voß, Frau Wohlfeld, Sie bilden nun schon seit zwei Jahren gemeinsam die Geschäftsführung der Tina Voß GmbH. Über die Besonderheiten, die eine Doppelspitze mit sich bringt, haben Sie uns bereits in einem spannenden Interview erzählt. Seitdem hat sich in der Arbeitswelt einiges getan: Mittlerweile bestimmt Corona seit über einem Jahr unseren Alltag. Wie macht sich die Pandemie in Ihrem Unternehmen bemerkbar? Welche Abläufe haben Sie geändert, welche konnten Sie beibehalten?
Tina Voß: Zunächst einmal haben sich unsere Rollen in den letzten zwei Jahren dramatisch verändert. Julia ist für den ganzen operativen Bereich zuständig und führt das Unternehmen. Und ich bin da, wenn sie mich braucht. Ich habe also eher eine passive Mentoren-Rolle und kümmere mich sonst um Verbände und alles drumherum. So hat sich das Unternehmen in den letzten zwei Jahren in doppelter Hinsicht verändert, denn wir haben das Thema zweite Geschäftsführerin und dann noch die Pandemie. Julia hatte ja quasi nur ein ¾ Jahr normale Anlaufzeit und dann kam Covid.
Julia Wohlfeld: Und das hat bei uns tatsächlich dazu geführt, dass wir viel digitaler geworden sind. In dieser Hinsicht wären wir aktuell sicher noch nicht so weit, wenn die Pandemie nicht gewesen wäre. Da hat sich an unseren Abläufen einiges verändert. Wir haben vieles ausprobiert und immer wieder gemeinsam überlegt: Was können wir sinnvoll umstellen, was behalten wir bei? Die Arbeitswelt hat sich nachhaltig verändert, und das ist auch gut so. Aber wir haben ebenfalls festgestellt, dass wir ein Unternehmen sind, das auch zufällige Begegnungen braucht, um langfristig wirklich gut zu sein. Gerade in unserem Business, in unserer Firma sind wir stark auf Austausch – gewollten und zufälligen – angewiesen.
Tina Voß: Zudem war der Wunsch von allen da, dass wir etwas anpassen, dass wir viel mehr auf Homeoffice setzen. Und da haben wir es ausprobiert – wenn nicht jetzt, wann dann? Aber trotzdem hatten wir nicht in der Dimension geahnt, dass wir eine Firma sind, die so tickt, dass wir uns quasi gegenseitig fühlen müssen. Wie Julia sagt, wir sind auf spontane Begegnungen angewiesen. Wenn zum Beispiel jemand im Team erzählt: „Ich hatte gerade eine tolle Bewerberin da“, reagiert gleich jemand anders: „Oh, was hat die gemacht, ich brauche dies oder jenes.“ Ich würde also sagen, dass ein nicht gerade kleiner Anteil unseres Geschäfts darauf beruht, dass jemand eine Idee hat und sich mit den anderen austauscht. Und deswegen finde ich das, was Julia vor Kurzem in Angriff genommen hat, sehr cool. Sie ist nämlich dabei, bei uns Begegnungsstätten im Büro neu aufzubauen, sodass man automatisch dahin will, weil es stylish und gemütlich zugleich ist – das finde ich ganz spannend. Dazu hat sie mit einer Kollegin nach Feierabend teilweise selber gestrichen und Möbel aufgebaut. Das hat sich voll gelohnt.
Julia Wohlfeld: Hinzu kommt, dass das auch unsere Kultur ist. Bei uns im Team gehört es einfach dazu, dass wir uns viel austauschen – auch ohne Arbeitsbezug. Das macht uns zu dem, wer wir sind. Wenn ich meinen Kollegen vor mir sitzen habe, kann ich jederzeit fragen „Hey, ist alles okay?“ – und wenn dieses Miteinander fehlt, dann geht uns ein Teil der Kultur verloren, die uns ausmacht.
arbeitsblog: Gehen Sie davon aus, dass sich daran demnächst was ändert und Sie sich wieder öfter im Büro begegnen?
Julia Wohlfeld: Wir werden auch weiterhin hybrid bleiben, das sind wir ohnehin schon. Wir haben viele Teilzeitkräfte, die seit mehr als 15 Jahren bei uns sind und Kinder haben. Wir hatten bei uns also auch vor Corona einen geringeren Anwesenheitsanteil, als es vielleicht bei anderen Unternehmen der Fall ist. Und wir wollen unseren Leuten auch weiterhin ermöglichen, dass sie flexibel sein können. Wie genau das letztlich aussieht, finden wir noch heraus. Wir schauen auch, wie machen es die anderen? Aber hier gibt es kein Patentrezept – und wir werden unsere eigene Lösung finden.
arbeitsblog: In der Personaldienstleistung spielt Kommunikation eine Schlüsselrolle: Sie stehen mit Kunden, Bewerberinnen und Bewerbern in Kontakt, dazu kommen die internen Absprachen im Team. Wie funktioniert Kommunikation in Zeiten von Homeoffice, Chats und Videocalls? Gibt es Dinge, die besser sein könnten? Oder auf der anderen Seite etwas, das Sie überrascht hat, weil es so gut funktioniert?
Julia Wohlfeld: Wir haben in den vergangenen Monaten unterschiedliche Phasen durchgemacht. Am Anfang hatten wir eine Zeit, in der wir nicht zufrieden waren und auch gemerkt haben: Es hakt an unterschiedlichen Stellen. Das haben wir aber nachgebessert. Insgesamt war das eine lehrreiche Berg- und Talfahrt. Oder Tina, wie siehst du das?
Tina Voß: Ähnlich – wir stellen auch erst jetzt endgültig auf Teams um, obwohl wir länger schon damit arbeiten, testweise hatten wir auch Zoom im Einsatz. Vorher hatten wir ein anderes IT-Projekt am Wickel, bei dem es einige Leidtragende – unter anderem auch Julia – gab: Wir haben auf Voice-over-IP-Telefonie umgestellt. Bei mir klappt es meistens, aber Julia zum Beispiel kann manchmal gar nicht ans Telefon. Warum, weiß nur das System. Ansonsten ist Voice over IP eine gute Sache – wir brauchen keine Telefonanschlüsse mehr im Homeoffice und können alles über den Rechner erledigen. Nur die Technik ist manchmal noch etwas nervig. Wir wollten Teams eigentlich viel eher haben. Nachdem wir aber erneut festgestellt haben, wie tückisch so eine Umstellung ist und wie viele Probleme es da noch gibt, haben wir beschlossen, dass wir ein System sechs Monate laufen lassen, bevor wir das nächste einführen.
Julia Wohlfeld: Das stimmt. Tina und ich haben uns dann gefragt, ob wir diejenigen sind, die eine Strategie erarbeiten müssen, denn wir haben festgestellt, dass wir Projektteams haben, die Befürworter von Homeoffice und digitaler Kommunikation sind – und solche, die dagegen sind. Also, beziehen wir alle mit ein. Wir haben uns den Dingen gewidmet, die uns Anfang des Jahres noch unzufrieden gemacht haben – und mit unserem Team viele Ideen und Lösungen gemeinsam gefunden und umgesetzt.
Dass so eine Krise kommt, kann man nicht voraussagen. Aber man kann sie am besten überwinden, wenn man die gewohnte Herangehensweise der vergangenen 30 Jahre verändert. Das merke ich immer wieder: Die Denkweise von gestern ist nicht unbedingt das Mindsetting, das wir morgen brauchen.
arbeitsblog: Die Pandemie stellt ja neue Herausforderungen an uns alle. Viele Firmen mussten Mitarbeiter entlassen oder in Kurzarbeit schicken. In den vergangenen Monaten wurde deutlich, dass Personaldienstleistungen (PDL) davon zu einem großen Teil betroffen sind. Vor Kurzem zeigte auch eine Studie von Lünendonk, dass viele PDLer deutliche Umsatzeinbußen hatten, aber positiv in die Zukunft sehen. Wie schaffen Sie es, genau diesen positiven Blick zu behalten und mit Motivation an die Arbeit ranzugehen? Oder haben Sie auch andere Erfahrungen gemacht? Kommt es vielleicht darauf an, wie man sich aufgestellt hat, damit es einen nicht so hart trifft?
Julia Wohlfeld: Das ist in der Tat so. Wir haben schon vor Jahren angefangen, uns neue Geschäftsfelder zu überlegen. Das hat damals für uns und in die Zeit der Umbrüche schon gut gepasst. Wie es mit der Branche weitergeht, ist seit Jahren durch Gesetzes- und Tarifänderungen ein Riesenthema. Wir haben sukzessive damit angefangen, an verschiedenen Stellschrauben zu drehen und uns unter anderem unsere Zeitarbeitsaufträge angeschaut. Für welche Anfragen gibt es noch Bewerber? Mit welchen Kunden arbeiten wir fair zusammen, Kunden, die uns nicht in jedem Jahr weiter im Preis drücken möchten? Wo muss man nachschärfen – und welche Geschäftsfelder gibt es darüber hinaus? Wir haben unser System entsprechend angepasst und kommen dadurch mit einem blauen Auge durch die Krise. Das vergangene Jahr haben wir unter anderem wie viele andere durch die Kurzarbeit vernünftig überlebt.
Tina Voß: Die wichtigste Frage: Warum haben die Kollegen und ja in Teilen auch wir temporär so viel Umsatz verloren? Viele von uns sind in der Automobilindustrie und für deren Zulieferer tätig. Waren die Mitarbeiter 2020 in Kurzarbeit, tauchen sie in den Kosten auf, aber es fehlt der entsprechende Umsatz dazu.
Bei uns fingen die Probleme im Automotive-Bereich schon in 2018 an: Durch den Dieselskandal, der auch auf die Zulieferer durchschlug, haben wir in dem Jahr fast 40 Prozent des Umsatzes verloren. Das haben wir überstanden und uns 2019 komplett neu sortiert. Letztes Jahr mussten wir die Situation einfach „nur“ aushalten. Wir hatten unseren Change schon hinter uns und auf neue Geschäftsfelder gesetzt – das machen wir einfach weiter.
Julia Wohlfeld: Was ebenfalls ganz wichtig ist: Dass so eine Krise kommt, kann man nicht voraussagen. Aber man kann sie am besten überwinden, wenn man die gewohnte Herangehensweise der vergangenen 30 Jahre verändert. Das merke ich immer wieder: Die Denkweise von gestern ist nicht unbedingt das Mindsetting, das wir morgen brauchen.
Tina Voß: Da hat Julia absolut recht. Wenn wir einen Status quo in der Wirtschaft haben, wird der nicht lange bleiben. Es ist meist eine labile Situation und wird irgendwann kippen. Spätestens durch Corona haben wir das vor Augen geführt bekommen. Da sollte man sich schon früh fragen, in welche Richtung kippt es? Was muss man dann tun? Das ist für mich der unternehmerische Grundgedanke: dass man sich darauf ausrichtet, was als Nächstes passieren könnte. Für mich ist es unvorstellbar, wenn jemand sagt: „Okay, ich habe jetzt hier 40 Helfer und 60 Facharbeiter bei Kunden X – das wird immer so bleiben.“
Wir haben schon öfter Szenarien durchgespielt. Was wird der zukünftige Engpass sein? Und dann ist deutlich geworden: Das werden Bewerber sein. Wer jetzt nicht geboren wird, kann in 25 Jahren nicht arbeiten. Für uns war in den frühen 2000er Jahren klar, dass wir etwas ändern müssen. Ich glaube, wir haben als eine der ersten Firmen eine Abteilung „Bewerber-Management“ gegründet. Damals waren viele der Meinung, dass man dafür keine extra Abteilung braucht. Jetzt ist die im Recruiting stark aufgestellt. Die Kollegen wissen, was Active Sourcing ist, wo man Stellenanzeigen schaltet und wie diese über alle Märkte ausgespielt werden. Hat man hingegen noch eine reine Dispositionsabteilung, die das mit übernehmen muss – was schwer wird, weil das eine hochspezialisierte Arbeit ist –, findet man nicht mehr die passenden Kandidaten.
Fragt eure Leute ganz einfach, was sie möchten. Wir haben gute Erfahrungen mit moderierten Workshops gemacht, bei denen wir fragen: Was habt ihr für Ideen? Wie wollen wir weitermachen? Im täglichen Geschäft denkt man vielleicht nicht darüber nach. Aber sobald wir diesen Rahmen verlassen und gezielt Fragen stellen, ist es unfassbar, was für geile Ideen dabei sind.
arbeitsblog: Aber fachliche Expertise ist nicht alles. Durch Krisen kommen Unternehmen auch nur dann gut, wenn die Stimmung im Team gut ist. Nach außen – etwa über Social Media – versprühen Sie ganz viel positive Energie. Und wir nehmen an, dass diese Stimmung auch im Alltag vorhanden ist – wie gelingt Ihnen das? Wie schaffen Sie es, Ihr Team immer wieder zu motivieren und zu begeistern?
Julia Wohlfeld: Da steckt viel mehr dahinter und es ist nichts, was erst im Corona-Jahr passiert ist. Wir hatten unseren 2018er Change-Prozess auf verschiedenen Ebenen. Einmal der von außen dank Diesel-Affäre und parallel ein diffuses internes Problem. Wir haben eine wertvolle, langjährige Kollegin verloren haben. Da haben wir gemerkt: Sch***e, hier läuft was schief. Wir hatten Fehler gemacht, auch auf Führungsebene. Damals war die Stimmung am Boden, wir hatten in Teilen das Vertrauen verloren. Insgesamt waren wir einfach auf dem falschen Weg.
Das, was wir heute haben – dafür gibt es kein Patentrezept. Es ist einfach viel Arbeit. Und das geht nur mit großartigen Kollegen – ob sie nun schon lange bei uns sind oder uns erst in den letzten Jahren ergänzt haben Dadurch können wir heute viel Spaß haben und rumblödeln – und auch nach Feierabend, im Frühjahr noch mit Abstand und Maske, gemeinsam ein Bier trinken. So ist auch der Mottomittwoch entstanden – das war quasi ein Versehen, eine Schnapsidee. (lacht) Da hatte jemand mal gesagt: „Mensch, wir haben alle zu Hause diesen ganzen Glitzerkram, den man sonst beim Weggehen anzieht, den man aber jetzt nicht braucht – lasst uns doch was damit machen!“ Das alles wäre heute nicht möglich, ohne die Anstrengungen der vergangenen Jahre. Für beide Seiten war das kein Zuckerschlecken. Viel Vertrauen musste zurückgewonnen werden. Wir haben viel miteinander gesprochen und auch viel ausgehalten.
Tina Voß: 2018 hatten wir einen ganz tollen Berater, Gerhard Wohland. Wie er uns durch unsere Krise geholfen hat, das ist einfach großartig. Er sagte mal, wir sind eine Künstlerkolonie. Bei uns darf jeder das machen, was er am liebsten macht. Eine Zeit lang haben wir aber versucht, aus dieser Künstlerkolonie im Prinzip eine Zeitarbeitsfabrik zu machen, mit gleichen Abläufen für alle. Durch Gerhards Beratung haben wir eine Rolle rückwärts gemacht und all die wichtigen Gespräche geführt. Ich habe mich tatsächlich bei jedem entschuldigt – dafür, dass wir auf einem Irrweg waren, als wir versucht haben, eine „erwachsene Firma“ zu werden. Ich habe 36 Menschen gefragt: „Wie geht es dir mit all dem? Wo siehst du dich am liebsten und was möchtest du nie wieder tun?“
Generell plädiere ich immer dafür, Hilfe von außen in Anspruch zu nehmen. Aber die richtige Hilfe. Es gibt eine Million Berater, die für uns völlig verkehrt wären. Die Essenz der Beratung, die Gerhard macht, hat uns super auf den Weg gebracht und war die Grundlage für unsere weitere Entwicklung und die heutige, positive Stimmung.
Julia Wohlfeld: Den Kern bilden tatsächlich diese Gespräche. Die Kollegen hatten vorher nicht mehr das Gefühl, gehört zu werden – und das wollten wir ändern. Und genau deswegen führen wir diese Gespräche auch in Zukunft weiter. Ja, das ist anstrengend und kostet viel Zeit. Es gibt immer etwas, was wir besprechen müssen und die Meinung der Kollegen ist wichtig, damit wir alle auf einem guten Weg bleiben.
arbeitsblog: Gibt es darüber hinaus noch etwas, was Sie Arbeitgebern mit auf den Weg geben wollen?
Tina Voß: Fragt eure Leute ganz einfach, was sie möchten. Wir haben gute Erfahrungen mit moderierten Workshops gemacht, bei denen wir uns erkundigen: Was habt ihr für Ideen? Wie wollen wir weitermachen? Im täglichen Geschäft denkt man vielleicht nicht darüber nach und hat das nicht immer im Kopf. Aber sobald wir diesen Rahmen verlassen und gezielt Fragen stellen, ist es unfassbar, was für geile Ideen dabei sind.
arbeitsblog: Gibt es auch Situationen, in denen man als Geschäftsführung auf die Bremse treten muss, weil sich das Feedback (gerade) nicht umsetzen lässt?
Julia Wohlfeld: Ja, die gibt es. Es ist wichtig, dass jeder seine Meinung offen äußert, aber in manchen Situationen muss man alles mit Abstand und aus der Vogelperspektive betrachten. Dinge, die wir schon probiert haben, müssen wir nicht nochmal anfassen, wenn sich die Rahmenbedingungen nicht verändert haben. Setzen wir etwas nicht um, begründen wir, warum wir es nicht machen. Feedback ist keine Einbahnstraße.
Tina Voß: Spannend war, dass sich die Rollenverteilung zwischen Julia und mir während der Corona-Krise schnell automatisch gefunden hat. Ich trage alle nötigen Informationen als Basis zusammen – Neuigkeiten vom RKI, zuverlässige Informationen, die für uns wichtig sind, etc. Und Julia hat gemeinsam mit den Kollegen die Strategie ausgearbeitet hat. So haben wir auch schnell ein – kann man fast schon „Streber“-Hygienekonzept sagen – entwickelt, mit Schnelltests, Plexiglasscheiben und allem, was dazu gehört, sodass unsere Berufsgenossenschaft uns als Beispiel aufgenommen hat. Eine Grundlage dafür hat wiederum eine Kollegin mitgebracht, deren Freundin ein Hygienekonzept im Hotel umsetzen musste. Daran konnten wir uns orientieren. Hinterher haben wir ein Controlling gemacht: Was funktioniert, was nicht? Und auch das hat Julia dann mit jedem Einzelnen besprochen. Aktuell ist sie also die erste Geschäftsführerin – denn sie führt alle operativen Geschäfte. Ich bin dafür immer da, wenn sie Unterstützung braucht – quasi die „Dauerpersonalreserve“.
Julia Wohlfeld: Das hast du jetzt gesagt!
arbeitsblog: Das wäre doch eine schöne Signatur.
Tina Voß: Bringen Sie mich nicht auf Ideen! (beide lachen)
arbeitsblog: Können Sie abschließend noch einen Ausblick auf die zweite Hälfte von 2021 und das kommende Jahr 22 geben? Gibt es etwas, worauf Sie sich freuen?
Julia Wohlfeld: Ganz ehrlich, das Gröbste haben wir geschafft. Wir sind alle durch große emotionale Talfahrten gegangen – die einen sehr schnell, die anderen erst nach einer längeren Zeit. Aber wenn ich mir ansehe, was schon alles hinter uns liegt, bin ich mega gut gelaunt. Klar, wir müssen noch abwarten, was im Herbst auf uns zukommt. Aber mit unserer großartigen Mannschaft und Teamleitung haben wir schon so viel gemeistert, geschäftlich wie privat. Daher blicke ich optimistisch in die Zukunft: Das wird richtig gut!
Tina Voß: Für mich persönlich ist weiterhin ein Thema aktuell, das sich vielleicht etwas verlagert hatte. Wir haben bereits in unserem vorangegangenen arbeitsblog-Interview gesagt, man braucht ganz wenig Ego, um den Übergang in der Geschäftsleitung fließend zu gestalten. Und in der kommenden Zeit ist es wichtig, dass ich Platz mache. Deswegen plane ich, in 2022 einen Tag weniger zu arbeiten – außer Julia braucht mich, dann bin ich immer da. Und ich bekomme einen Hundewelpen – das wird unser elfter Bürohund. Ein Boston Terrier, denn ich mag ja skurrile Tiere – und Menschen. Oder, Julia?
Julia Wohlfeld: Das ist korrekt. (beide lachen)
Tina Voß: Und da freue ich mich richtig darauf und bin schon sehr gespannt, wie wir das alles hier integrieren. Abgesehen davon: Wir haben schon so viele heftige Zeiten hinter uns. Und jetzt sind schon viele über diverse Kanäle geimpft und wir testen uns dreimal pro Woche –dadurch gehen wir wieder entspannter miteinander um. Jetzt macht sich Vorfreude breit, es liegt viel hinter uns. Es ist noch nicht perfekt, aber es wird immer besser und das ist auch ganz schön.
arbeitsblog: Ein schönes Schlusswort. Vielen Dank für das spannende Gespräch!